Emplacement : Annonce et gestion des marchandises

CHEMIN D'ACCÈS : CARGO / RELEASE ORDER

EDITION : SHAG

LECTURE : SHAG, FORW, YARD, CUSO, CUSI, INCA (sous conditions)

DERNIERE VERSION CI5 DE MISE A JOUR : 4.82.12

Le bon à délivrer, ou Release Order (RO), est donné par l'agent maritime à un transitaire après le paiement des frais inhérents au transport de la marchandise. Dans Ci5, le bon à délivrer ne concerne qu'un seul cargo, présent à l'import un Bill of Lading (RBRO0001). Il est effectué par un agent maritime sur des cargos annoncés dans un Bill of lading par ce même agent.

Il convient de différencier deux cas distincts :

• Conteneur et RoRo : Dans ce cas, un seul bon à délivrer est possible pour chaque cargo (RBRO0002).
• Breakbulk : Dans ce cas, il peut exister plusieurs bons à délivrer pour un seul cargo, jusqu'à couverture de la quantité annoncée dans le Bill of Lading (RBRO0003).

Un manutentionnaire peut accéder au bon à délivrer publié en consultation s'il est nommé dans le _call _associé au bon à délivrer (RBRO0031).

Page exemple du menu Release order

Détail des éléments du Release Order

Références

Un bon à délivrer est défini par les éléments suivants :

• Container reference (référence conteneur) * : référence du conteneur, en saisie automatique sur les cargos de l'agent maritime (RBRO0004).

D'autres informations sont disponibles pour identifier le cargo. Ces éléments ne sont pas modifiables (RBRO0005).

• Annonces :

  • B/L Reference : Référence du Bill of Lading sur lequel se trouve le cargo.
  • Shipping agent : Agent maritime du manifeste du cargo concerné.
  • Voyage reference : Référence du voyage du manifeste.

• Données du call du manifeste portant le cargo concerné par le bon à délivrer :

  • Lien vers le call : Lien vers le Call du manifeste.
  • Vessel : navire du Call du manifeste.
  • Port of call : Port of Call du manifeste.
  • Area : Area du Call du manifeste.
  • ETA, ETD, RTA, RTD : Dates précisées sur le Call du manifeste.

Terminal Deadline

Si une des options du Terminal deadline est activée dans les paramètres de la communauté alors ce bloc apparaît dans le release order (RBRO0034). Il comporte deux informations :

• Terminal storage deadline (Date limite de stationnement) : date limite de stationnement.
• Reefer plug in deadline (Date limite de branchement) : date limite de branchement, calcul effectué uniquement pour les conteneurs identifiés comme Reefer dans le référentiel Package type.

Afin de lancer les calculs, le calendrier des Day off ainsi que les délais dans le service dans le service lié au voyage doivent être complétés au préalable (RBRO0035).

Le calcul se base sur l’ETA ou le gate-in en fonction de l’option sélectionnée dans les paramètres de la communauté (RBRO0036).

• Si la base de calcul est l’ETA : est additionnés à l’ETA le nombre de jours identifiés dans le service plus le nombre de day off. S’il n’y a pas de délai renseigné dans le service alors le calcul ne s’effectue pas, mais les champs restent modifiables. Le calcul sera lancé au moment de la création du release order.

• Si la base de calcul est le gate-in : est additionné à la date de gate-in le nombre de jours identifiés dans le service et le nombre de day off.

  • Si le release order est créé après le gate-in du cargo, le calcul du délai est lancé à sa création.
  • Si le release order est créé avant le gate-in du cargo, le calcul du délai n'est pas lancé et le champ est vide.

Cargo

Random (référence aléatoire) : Numéro permettant d'identifier le cargo de façon unique dans le bon à délivrer. Celui-ci est fixé automatiquement par Ci5 est unique dans l'application (RBRO0006).

• Si le paramètre administrateur organisation Random not available for users YARD est activé alors la random est masquée et remplacée par des “XXXXXX” pour les utilisateurs manutentionnaires (RBRO0046).
• Si le paramètre administrateur organisation _Random not available for users _est activé alors la random est masquée et remplacée par des “XXXXXX” pour tous les utilisateurs (RBRO0048).
• Un nouveau numéro est généré si le transporteur du bon à délivrer est modifié. Les abonnés à la notification release order reçoivent la mise à jour et l’ancien transporteur reçoit un message d’annulation (RBRO0053).

Package quantity (Nombre de colis) : Ce champ est saisissable par l'utilisateur dans le cas d'un cargo de type Breakbulk (RBRO0007). Si le type de cargo dans le bon à délivrer est Breakbulk, alors l'application permet de créer plusieurs bons à délivrer relatifs à ce cargo. Il est possible de créer autant de bons à délivrer qu'il a été déclaré ; l'application permet donc de créer des bons à délivrer jusqu'à ce que la somme des Package Quantity de tous les bons à délivrer atteigne le Package Quantity déclaré dans le Bill of Lading pour ce cargo (RBRO0003).

Gross weight (Poids brut) : calcul du poids brut :

• si le cargo n’est pas couvert par un constat de MR gate in, il correspond au poids net annoncé + tare annoncée (RBRO0051).
• si le cargo couvert par un constat de MR gate in : il correspond au poids net du constat MR gate in (équivaut au poids net du cargo le final manifest mis à jour au gate-in) + tare du cargo dans le final manifest (mis à jour au gate-in) (RBRO0052).

S'il s'agit de cargo partagé (part of B/L), le poids total est égal à la somme de tous les good items du cargo sur tous les B/L valides liés à ce cargo partagé.

S'il existe plusieurs cargos dans le bon à délivrer, chaque cargo possède un onglet Empty container return (RBRO0028). Si des données sont saisies dans l'onglet Global empty container return, les champs de l'onglet Empty container return des cargos sont grisés (RBRO0027).

Traders

Le bon à délivrer permet de saisir l'ensemble des acteurs agissant sur le transport du cargo.

Representative (représentant) * : Permet de préciser quel est le transitaire en charge de la marchandise, en saisie automatique sur les transitaires connus de Ci5 et qui sont de la même communauté que l'utilisateur connecté. Le Shipping Agent, peut se sélectionner lui-même en tant que Representative (RBRO0025). Ce champ est non modifiable lorsqu'un transfert est associé au cargo ou lorsqu'il est déclaré en douane.

Last representative (dernier représentant) : Champ en saisie automatique sur les transitaires qui sont de la même communauté que l'utilisateur connecté. Ce champ est présent seulement en modification. Il permet au transitaire nommé en premier par l'agent maritime de céder le bon à délivrer à un autre transitaire. 

• Si le champ Last Representative est vide, seul le Forwarder nommé dans le champ Representative peut le renseigner.
• Si le champ Last Representative est renseigné, seul le Forwarder nommé dans ce champ peut le modifier.
• Il est possible de vider le champ.
• Les changements sont historisés dans la partie "History / Historique".

• Droits du bon à délivrer :

  • si le champ Last Representative est vide, c’est le Forwarder nommé en Representative qui a les droits de modification.
  • si le champ Last Representative est renseigné, c’est le Forwarder nommé à cet endroit qui a la possibilité d'effectuer des modifications.

• A chaque changement de Representative et de Last Representative :

  • Ci5 crée un nouveau numéro aléatoire.
  • Une notification externe bon à délivrer avec le Last Representative dans la balise Representative et le nouveau numéro aléatoire est émise aux sociétés abonnées (Forwarder Last Representative, manutentionnaire ou transporteur).

Representative Shipping Order (Dossier transitaire) : La référence du Shipping Order du transitaire, en saisie libre.

Bill-to party (Tiers à facturer) : Champ pour la tierce partie facturable, en saisie automatique sur le carnet d'adresses des manutentionnaires, les adresses listées dans le carnet d’adresses doivent être en “publique” pour pouvoir les sélectionner (RBRO0008).

Bill-to party shipping order (référence du tiers à facturer) : La référence du dossier du tiers à facturer, en saisie libre.

Customs agent (déclarant en douane) : Champ référence du déclarant en douane, en saisie automatique sur les sociétés possédant l'activité customs agent et qui sont de la même communauté que l'utilisateur connecté (RBRO0009). Ce champ est non modifiable lorsqu'une déclaration en douane est associée au cargo.  

Customs agent shipping order (référence du déclarant en douane): Champ référence de dossier de l'agent chargé de la déclaration, en saisie texte libre.

Inland carrier (transporteur) : Indique le transporteur Inland qui va s'occuper du transport de la marchandise. Ce champ est en saisie automatique sur les sociétés ayant l'activité Inland carrier et qui sont de la même communauté que l'utilisateur connecté (RBRO0010). Les traders transitaires nommés comme Representative dans le bon à délivrer peuvent modifier ce champ (RBRO0011). En fonction des paramètres de l'agent maritime, il peut être obligatoire de compléter cette information pour obtenir la Shipping Release. Champ consultable par le transporteur cité ici.

Carrier reference (référence du transporteur) : La référence du transporteur, en saisie libre. Les traders transitaires nommés comme Representative dans le bon à délivrer peuvent modifier ce champ (RBRO0011).

Merchant (Acheminement par le client) / Carrier (Acheminement par la compagnie) : Permet de préciser si le post-acheminement de la marchandise est géré par le transitaire (position Merchant) ou par l'agent maritime (position Carrier).

:round_pushpin: Si Carrier est sélectionné, seul l’agent créateur du bon à délivrer pourra consulter l’information et l’obtenir sur l’impression. En revanche, si le bon à délivrer est en merchant, seul le transitaire désigné comme representative peut avoir l’information à la fois dans l’impression, dans le dossier et dans le tracking (RBRO0039).

Comment (commentaire) : Champ commentaire en saisie libre. Les traders transitaires nommés comme Representative dans le bon à délivrer peuvent modifier ce champ (RBRO0011).

Accès des transitaires aux données

Si l'Inland Carrier a été identifié par le Shipping Agent comme Merchant via le bouton dédié, le trader transitaire a la possibilité de modifier les valeurs des champs Inland carrier et Inland carrier reference (RBRO0011). Le transitaire peut aussi nommer le transporteur par son Shipping Order directement, l'information sera rapatriée dans le bon à délivrer.

Global empty container return

Cette section permet de détailler les conditions de retour des conteneurs vides.

Dans le cas où il y a plusieurs cargos dans le bon à délivrer, un onglet Empty container return est disponible pour chaque cargo. Si au moins un cargo possède des données dans cet onglet, les champs de l'onglet Global Empty container return sont grisés (RBRO0026).

• Terminal location (lieu de R/L) : Terminal sur lequel le conteneur vide sera réceptionné, en saisie automatique depuis le référentiel des terminaux (RBRO0012). L’agent a la possibilité de choisir un lieu de retour de vide par défaut dans le service, s’il existe, celui-ci est repris automatiquement dans le release order à la création et il reste modifiable (RBRO0037). Cela est valable aussi pour la création par EDI.
• Deadline return (délai de retour) : Date limite de retour du conteneur vide. La deadline est calculée si le délai est saisi dans le service (RBRO0038).
• Terminal manager (responsable du terminal) : Le gestionnaire de terminal de retour du conteneur vide. Il est rempli automatiquement après la saisie du terminal location ou suite à la création du Release order par EDI (RBRO0013). Si le manager ou aditionnal manager n'est pas renseigné dans le référentiel Operations alors le champ reste vide, et modifiable (RBRO0030).
• Comments (commentaires) : Champ commentaire en saisie libre.

La modification du bloc empty return est possible même si le conteneur est déjà gate-out (enlevé) du terminal (RBRO0033).

Cet onglet n’est affiché que pour les cargos de type container (RBRO0047).

History / Historisation

Cet onglet permet de consulter l'historique des actions effectuées sur les champs Representative, Last Representative et les terminal deadline.

• “Representative:” TRADER_NAME1 - “Last representative:” TRADER_NAME2 - Modification date (sans libellé)
• Previous “nom du délai”: “deadline” - New “nom du délai”: “deadline” - “Date de modification” (EN) / Ancien “nom du délai” : “deadline” - Nouveau “nom du délai” : “deadline” - “Date de modification” (FR)

Le plus récent est affiché en premier.

Création d'un Release Order

Il est possible de créer un bon à délivrer depuis deux écrans :

• Via écran bon à délivrer : Il est possible de créer un bon à délivrer de deux manières différentes :

  • Soit d'une seule marchandise en sélectionnant un cargo présent sur un des Bill of Ladings créé par l'agent maritime (RBRO0014).
  • Soit d'un ensemble de marchandises en sélectionnant un Bill of Lading de l'agent maritime (RBRO0015). Lors de la sauvegarde, autant de bons à délivrer que de cargos présents sur ce Bill of Lading seront créés et toutes les données des traders et de l'Empty Container Return seront dupliquées (RBRO0016). Dans ce dernier cas, le trader pourra choisir les cargos concernés à l'aide de cases à cocher : au niveau du B/L (elle permet de sélectionner/désélectionner l'ensemble des cargos du B/L) (RBRO0024).

• Via le menu Mass release order (Bon à délivrer par lot).

• Il n'est pas possible de revalider des bons à délivrer supprimés portant sur des marchandises supprimées (RBRO0017).

• Il n'est pas possible d'invalider un cargo sur lequel il y a un bon à délivrer valide. A la suppression du cargo s'affiche alors un message d'erreur (RBRO0018) :

Release order exists. Delete not allowed / Il existe un bon à délivrer. Suppression non autorisée.

• Il est possible de créer un bon à délivrer même si une déclaration en douane ou une autorisation est associée au cargo (RBRO0019).

Pour les conteneurs annoncés sur deux B/L distincts (cas des conteneurs part of), la création du Release order ne peut s’effectuer qu’avec la référence conteneur et pas la référence B/L.

Lors de la création d'un bon à délivrer pour un ensemble de marchandise, l'agent pourra choisir les cargos concernés à l'aide de case à cocher.

Création d’un Release Order sans annonce

Si le paramètre administrateur organisation Release order without announcement (bon à délivrer sans annonce) est activé, alors l’agent maritime peut créer des release order avant la création des B/L afin d’anticiper la création des bons à délivrer (RBRO0049).

Cela est possible uniquement par EDI (RBRO0050).

Création d'un Release Order par lot

Accessible par le bouton Mass release order (Bon à délivrer par lot) dans le menu Release order, ce menu donne accès à plusieurs actions réalisable sur plusieurs bons à délivrer en même temps (RBRO0040).

Ce menu permet de créer des release order sur tout type d’entité, core, unstuffing, unstuffing coload.

La recherche s’effectue sur les références suivantes :

• Par référence d’escale (Precall number / call number),
• Par référence voyage,
• Par référence transitaire (forwarder),
• Par port d’origine,
• Par référence B/L.

Après avoir lancé sa recherche, l’agent doit cocher la case en bout de ligne des cargos concernés et cliquer sur + Release order pour la création (RBRO0041).

Au clic sur le bouton + Release order un bloc s’ouvre afin de pouvoir saisir les données du release order, il est identique à celui de la saisie unitaire.

Le cargo ne doit pas déjà avoir un release order pour pouvoir valider la création (RBRO0042).

Les résultats de la recherche peut être filtrés et triés.

Pour les conteneurs annoncés sur deux B/L distincts (cas des conteneurs part of), toutes les cases du conteneurs de chaque B/L concernés seront cochées.

Modification de Release Order par lot

Il est possible de modifier les données du bloc Empty Container Return de plusieurs bons à délivrer de cargos valides d'un même B/L.

Pour cela, utiliser le champ de recherche Bill of Lading Reference et cliquer sur un bon à délivrer, on accède à l'écran de visualisation/modification du bon à délivrer qui affiche tous les cargos :

• valides du même BL,
• qui possèdent un bon à délivrer valide.

Seul le bloc Global Empty Container Return est modifiable. 

Pour modifier les bons à délivrer d'un ou plusieurs cargos, il faut les sélectionner via les cases à cocher puis saisir les nouvelles informations dans le bloc Global Empty Container Return et enfin cliquer sur le bouton Sauvegarder.

Le bon à délivrer est modifiable tant que le cargo n'est pas couvert par un Gate-Out (RBRO0020).

Suppression de Release Order par lot

Suppression via la recherche des Release order

Lorsqu'on utilise le champ de recherche Bill of Lading Reference et qu'on clique sur un bon à délivrer, on accède à l'écran du bon à délivrer qui affiche tous les cargos :

• valides du même BL,
• qui possèdent un bon à délivrer valide.

Pour supprimer les bons à délivrer d'un ou plusieurs cargos, il faut les sélectionner avec les cases à cocher puis cliquer sur le bouton Supprimer.

Suppression via le menu Mass release order

Par ce menu Mass release order (Bon à délivrer par lot) il est aussi possible de supprimer plusieurs release order en une seule fois (RBRO0043).

Après avoir lancé la recherche, l’agent doit sélectionner les release order à supprimer et cliquer sur le bouton Delete (supprimer), après avoir cliqué sur ce bouton une fenêtre de confirmation s’ouvre :

Fenêtre de confirmation Are you sure you want to delete these release order?

• Yes → invalide les release order des cargos sélectionnés
• No → retour sur l'écran de sélection

Si un cargo sélectionné n’a pas de release order (pas de bon à délivrer ou un bon à délivrer invalidé), l’action n’aura pas d’impact (RBRO0044).

Téléchargement d'un Release Order

• Un bouton Download / Téléchargement en haut de page permet de télécharger le bon à délivrer courant au format PDF (RBRO0021).

• Un bouton Global Download / Téléchargement global en haut de page permet de télécharger format PDF :

  • Pour l'agent maritime : on remonte tous les cargos qui portent sur le même B/L du bon à délivrer (RBRO0022).
  • Pour le transitaire : on remonte les cargos, sur lesquels il est nommé Representative, qui portent sur le même B/L du bon à délivrer (RBRO0023).
  • Pour le transporteur : on remonte les cargos sur lesquels il est nommé (RBRO0032).

• Par le menu Mass release order (Bon à délivrer par lot), l’agent maritime et le transitaire peuvent télécharger plusieurs release order à la fois grâce au bouton Download / Téléchargement (RBRO0045).

• Critères de recherche pour le transitaire :

  • Pre call / call number (Numéro d’annonce/ numéro d’escale) import : saisie automatique sur les precall (dont la date de validité n’est pas dépassée) de la communauté du transitaire où il existe des bons à délivrer pour lesquels il est representative.
  • Voyage reference / référence voyage : saisie automatique sur les références voyages de la communauté du transitaire où il existe des bons à délivrer pour lesquels il est representative ou last representative.
  • Forwarder / transitaire : saisie automatique sur le nom du trader connecté.
  • Port of origin / port d’origine : saisie automatique sur le référentiel place.
  • BL reference / référence BL : saisie automatique sur les références BL de la communauté du transitaire où il existe des bons à délivrer pour lesquels il est representative.

• Le PDF existe en 2 versions : française et anglaise. Il sera téléchargé en français si la langue par défaut dans "My Ci5" est le français sinon il sera téléchargé en anglais.

L'impression du bon à délivrer version anglaise est composée des données suivantes : 

• Vessel : informations relatives au voyage de la marchandise. 

  • Vessel : nom du navire,
  • ETA : date d'arrivée du navire,
  • Area : zone,
  • Terminal : Lieu de R/L du cargo,
  • Operated by : gestionnaire du lieu,
  • Voyage reference : référence voyage du cargo,
  • Service name : nom du service lié au cargo.

• List of goods : liste de la ou les marchandises du bon à délivrer.

  • Good reference : référence de la marchandise,
  • Announcement reference : référence du B/L,
  • Random : référence aléatoire, si le paramètre administrateur organisation Random not available for users YARD est activé alors la random est masquée et remplacée par des “XXXXXX” (RBRO0046). Si le paramètre administrateur organisation _Random not available for users _est activé alors la random est masquée et remplacée par des “XXXXXX” pour tous les utilisateurs (RBRO0048).
  • Size type : code de conditionnement de la marchandise,
  • Gross weight : poids brut de la marchandise,

• Announcement seals : plomb du conteneur annoncé dans le B/L, il peut y en avoir plusieurs.

• Terminal : 

  • Seals origin / number : numéro de plomb avec son origine, constaté par le terminal.
  • Damages code / label : code et libellé de la réserve émise par le terminal,
  • Damages comment : commentaire sur la réserve,
  • Gate-in date : date de réception,
  • Gate-in terminal code : code du lieu de R/L,
  • Terminal storage deadline : date limite de stationnement,
  • Reefer plug-in deadline : date limite de branchement pour les conteneurs reefers.

• Traders : parties intervenant dans le transport de la marchandise.

  • Shipping agent : agent maritime,
  • Representative / Shipping order : transitaire désigné dans le champ Representative ou Last representative (s'il existe) et sa référence dossier,
  • Bill-to party / Shipping order : Tiers à facturer et sa référence dossier, 
  • Customs agent : Déclarant en douane, 
  • Comments : commentaire,
  • Inland carrier : transporteur désigné,
  • Merchant / carrier : indication du transport en merchant ou carrier haulage.

• Empty container drop : informations concernant la restitution du conteneur vide.

  • Location : Lieu de retour,
  • Delay : délai pour la restitution,
  • Empty return deadline : date limite de restitution, 
  • Comments : commentaires.

Exemple de document en anglais

Page 1

Page 2

L'impression du bon à délivrer version française est composée des données suivantes : 

• En-tête

  • Logo Ci5
  • Le titre du PDF est : BON A DELIVRER
  • Imprimé le : date d’impression
  • Par : user du trader demandeur de l’impression

• Encadré :

  • Créé par : trader créateur du bon à délivrer
  • Validé le : date de publication du bon à délivrer

• Bloc REFERENCES :

  • Lieu de R/L : terminal location du cargo
  • Manutentionnaire : manager du terminal location
  • Numéro d’escale
  • Voyage
  • Navire
  • Port d'origine
  • RTA
  • Agent maritime
  • Référence B/L
  • Représentant
  • Référence dossier
  • Tiers à facturer
  • Réf. du tiers à facturer
  • Déclarant
  • Référence déclarant
  • Commentaire

• Bloc MARCHANDISE :

  • Ref. march

    • référence du cargo

  • Scellé annoncé

    • seal number du B/L (premanifest)

  • Id march

    • id Ci5

  • Ref. aléatoire

    • référence random du bon à délivrer, si le paramètre administrateur organisation Random not available for users YARD est activé alors la random est masquée et remplacée par des “XXXXXX” (RBRO0046). Si le paramètre administrateur organisation _Random not available for users _est activé alors la random est masquée et remplacée par des “XXXXXX” pour tous les utilisateurs (RBRO0048).

  • Cond.

    • Type de conditionnement du cargo

  • Poids brut (kg)

    • Gross weight du BL

  • Scellé constaté

    • seal number du MR gate-in

• Bloc TRANSPORT :

  • Statut de la commande de transport : le statut peut être : Provisoire, valide, envoyée, invalidée
  • Date du statut : date dernier statut
  • Transporteur : transporteur identifié sur la TROR

  • Lieu de livraison : données du lieu de livraison du TROR affichées uniquement si le demandeur est le créateur du TROR ou INCA désigné sur le TROR, sinon vide

    • nom
    • adresse
    • code postal
    • ville

• Bloc RESTITUTION VIDE :

  • Lieu de restitution : libellé du terminal location du lieu de retour de vide
  • Gestionnaire : terminal manager
  • Date limite de retour : deadline return
  • Délai de retour (heures) : delay (h)
  • Commentaire

• Bloc STATIONNEMENT :

  • Date limite de stationnement : terminal storage deadline
  • Date limite de branchement : reefer plug in deadline

• Bloc RECEPTION :

  • Réceptionné le : horodatage du gate-in
  • Lieu : terminal du gate-in

  • Réserves : 

    • libellé de la réserve

Exemple de document en français

Source : https://mgi-team.atlassian.net/wiki/spaces/DOCI5/pages/3240494707