Emplacement : Annonce et gestion des marchandises

CHEMIN D'ACCÈS : CARGO / FORWARDER SHIPPING ORDER

EDITION : FORW

LECTURE : FORW, ADMIN COM, ADMIN COM MGI SELON CONDITIONS : CUSO, CUSI, CUAC, INCA, SHIP

DERNIERE VERSION CI5 DE MISE A JOUR : 4.88.12

Le dossier transitaire ou Freight Forwarder Shipping Order (FFSO) est l'entité principale permettant au transitaire de rassembler toutes les marchandises d'un booking ou d’un B/L. Le dossier transitaire possède un sens : il ne peut en effet que regrouper des entités présentes soit à l'export, soit à l'import.

La création d’un dossier est obligatoire à l’export, mais ne l’est pas à l’import. À l’import, il servira à regrouper des cargos sur une même entité afin de pouvoir établir qu’une seule déclaration en douane, donc un regroupement douanier.

De plus, le dossier transitaire est le point névralgique de la gestion de bout en bout de la marchandise à l’export. Plusieurs actions ne peuvent s'effectuer que depuis ce menu.

Page exemple du menu Forwarder Shiping Order core export

Création d'un dossier

Afin de créer un dossier transitaire, il suffit de saisir la référence du dossier et d’y associer un élément : booking, B/L ou référence cargo. Celui-ci est alors immédiatement créé (RBFSO0001). Ainsi, dès la création du dossier transitaire, son sens est déterminé et il ne peut plus être modifié (RBFSO0002). Attention, les cargos en transbordement sont considérés comme étant à l'import uniquement. 

Il est possible de créer un dossier sans annonce ou avec certains cargos par EDI (pour du core, groupage, dégroupage ou vrac).

Page de création

Contenu d'un dossier transitaire

Cette section est destinée à lister toutes les marchandises concernées par le dossier transitaire. Celles-ci sont récupérées parmi les annonces de marchandises Booking ou Bill of lading.

Références

Les éléments suivants permettent de définir un dossier transitaire :

• Forwarder Shipping Order Reference (dossier)* : La référence du dossier transitaire, cette information est obligatoire. Celle-ci doit être unique pour chaque transitaire sur sa communauté (RBFSO0003).
• User reference (référence utilisateur) : Permet de compléter la référence du dossier transitaire par une référence complémentaire, elle n'est pas obligatoire.
• Email : ce champ permet de renseigner une adresse email alors de recevoir des messages d’alerte si les cargos dangereux de la discharge list ne remplissent pas les conditions exigées. Il est automatiquement complété avec l’adresse email de l’utilisateur qui crée le dossier (RBFSO0053).
• Number of customs declarations (Nombre de déclarations en douane) : Ce champ permet de préciser quel est le nombre de déclarations attendues sur ce dossier transitaire afin d'attribuer la forwarder release automatiquement.
• Auto-release (relâche auto) : Permet de donner automatiquement la Forwarder Release. Si cette case n'est pas cochée, la Forwarder Release sera à donner manuellement dans le Tracking. Cette case est décochée par défaut (RBFSO0004). Il est possible de la cocher après la première sauvegarde.
• Auto SDS notification : case affichée uniquement si l’add-on SDS est activé. Elle est cochée par défaut.

Actions générales

Une fois le dossier transitaire créé, il est possible d'effectuer des actions sur celui-ci à l'aide de boutons d'action situés en haut de page :

• Le bouton Delete (Supprimer) permet de supprimer le dossier transitaire.
• Les boutons Open (Ouvrir) / Close (Fermer) permettent d'ouvrir ou de clore le dossier transitaire.
• Le bouton Save (Sauvegarder) permet de sauvegarder le dossier transitaire.
• Le bouton Download proof of export (téléchargement du justificatif de sortie) : permet de lancer le téléchargement du justificatif de sortie au format PDF. Il n'est présent que lorsqu’au moins un des cargos est Load et que le call du booking a une RTD (RBFSO0038). Le fichier contient la référence du dossier transitaire, le nom du transitaire, la date de création du justificatif, et pour chaque cargo cité précédemment les informations les concernant.

Le Proof of export (Justificatif de sortie) est constitué des données suivantes :

• Liste des déclarations Clearance portant sur les cargos valides et load (chargés) du dossier

• Bloc reference :

  • Shipping Order ref : référence du dossier,
  • Forwarder : code du transitaire créateur du dossier,
  • Printed date  : date de la demande de création du proof of export,

• Bloc declarations : il y aura autant de groupes que de déclarations en douane dans le dossier.

  • MRN,
  • Declaration Number : numéro de la déclaration en douane,
  • Type : type de déclaration en douane,
  • Qty  : quantité de colis de la déclaration en douane,
  • Gross weight : poids brut total de la déclaration en douane, s'il y a plusieurs items leurs poids seront additionnés,
  • Status : statut douanier de la déclaration en douane,
  • Status clearance "on" : date d'obtention du statut clearance de la déclaration en douane,
  • Customs office : bureau de douane de la déclaration en douane,

• Bloc cargos :

  • Reference : référence du cargo sur lequel porte la déclaration en douane,
  • Loading : date du LOAD (chargement),
  • Vessel  : nom du navire et call number,
  • RTD : date réelle de départ du navire sur lequel la marchandise a été chargée,
  • Port of Loading : port de chargement de la marchandise,
  • Port of destination : port de destination de la marchandise, d'après ce qui est indiqué dans la route du booking.

• Exemple de justificatif de sortie global en anglais — Exemple de justificatif de sortie unitaire en français : Exemple de justificatif de sortie global en français

A l'export, un transitaire ne peut plus modifier ou supprimer un cargo de son dossier transitaire dès qu'il est réceptionné. En revanche, si le constat est supprimé, il est à nouveau possible de modifier le cargo dans le dossier transitaire (RBFSO0039).

Ajout / Suppression de contenu au dossier transitaire

Pour rattacher des éléments au dossier transitaire, il faut compléter le champ dédié, il est en saisie automatique. Celui-ci va faire apparaître :

• Des cargos :

  • à l'import :

    • cargos présents sur les bill of lading dont aucun cargo n'a déjà été associé à un dossier transitaire et pour lesquels il existe au moins un _release order _nommant en representative le transitaire créateur du dossier transitaire (RBFSO0005).
    • les cargos de dégroupage sur lesquels le transitaire est nommé comme representative et qui ne sont pas déjà associés à un autre dossier transitaire.

  • à l'export : cargos présents sur le Booking pour lesquels aucun cargo n'a déjà été associé à un autre dossier transitaire, et qui n’ont pas de transitaire désigné. Le booking doit avoir été émis pour le transitaire en train d'éditer le dossier transitaire (RBFSO0006).

    • Pour les cargos type groupage, la saisie automatique ne propose que les cargos pour lesquels l’utilisateur connecté est désigné transitaire dans le constat de réception de groupage (RBFSO0054).

• Des Bill of lading dont au moins un des cargos répond aux règles import de sélection des cargos ci-dessus (RBFSO0005).

• Des Booking dont au moins un des cargos répond aux règles export de sélection des cargos ci-dessus (RBFSO0006).
• Les Bill of lading de dégroupage qui ont au moins un cargo.

Il est aussi possible de délier un contenu avec le dossier transitaire en sélectionnant les éléments à délier, puis en cliquant sur le bouton d'action Dissociation situé au-dessus de la liste des cargos (RBFSO0031).

Il est possible de supprimer ou invalider un cargo, dans le dossier transitaire, via le bouton Delete situé dans le bloc cargo. Il n’est pas possible de supprimer/invalider un cargo s'il est couvert par une Customs declaration valide (RSFSO0040).

Preshipment (Préacheminement)

Si le paramètre communauté Inland est activé, ce bloc est ajouté à la page. Il est fermé par défaut s’il ne contient aucun cargo (RBFSO0055).

Les cargos suivants sont listés dans cette partie (RBFSO0056) :

• Cargo réceptionné mais sans annonce datant de moins d’un mois, associé à un service créé par un transporteur contenant le port de chargement du booking dans sa route,
• dont la référence est identique à celle du cargo pre-arrival notification du dossier,
• dont le type vide ou plein est identique à celui du cargo pre-arrival notification du dossier,
• qui n’a pas encore été associé à un booking.

Le bouton + Match permet d’associer un cargo de cette liste avec un des cargos du dossier.

Un seul cargo peut être sélectionné dans chacun des chevrons (RBFSO0057). Si aucun ou plusieurs cargos sont sélectionnés dans les chevrons, au clic sur le bouton + Match, l’utilisateur aura un message d’erreur :

Match is possible only if one cargo is selected.

Si le cargo du bloc préacheminement et celui du dossier ont des références différentes alors il est impossible de les associer (RBFSO0058), l’utilisateur aura un message d’erreur :

The match is impossible if the cargo references are different.

Au match du cargo, un movement Export inland est créé (RBFSO0059). Le créateur de la demande peut être l’agent du booking si l’indicateur merchant/carrier est à carrier ou le transitaire du booking si l’indicateur est à merchant.

Regroupement des annonces

Les cargos sont regroupés par Bill of lading ou Booking (RBFSO0007). Chaque groupe est sélectionnable, pliable/dépliable, et cliquable avec une redirection vers le Booking ou le Bill of lading correspondant (RBFSO0008). Les Bill of lading sont triés par ordre ascendant de référence (RSFSO0033).

De plus, quelques informations concernant ces annonces sont affichées dans le titre :

• Dossier transitaire export : le code du port de chargement du Booking, suivi de la référence du Booking et du voyage entre parenthèses (RSFSO0009).
• Dossier transitaire import : la référence du B/L (RSFSO0010).

A l'import comme à l'export, le logo du trader créateur de l'annonce est affiché après la ligne d'annonce s’il est connu de Ci5 (RSFSO0011).

Pour chaque annonce liée au dossier transitaire, sont également affichées les informations suivantes :

• Port of call du Call de l'annonce,
• Precall number du Call de l'annonce,
• La route de l'annonce (From / To),
• Vessel,
• ETA du call de l'annonce pour import et ETD pour export.

Un clic sur la ligne de cargo permet de le déplier et de consulter les informations de ce dernier. Il est éditable tant qu'aucun constat n'a été fait sur ce cargo.

L'ordre de la liste des cargos est conditionné par la présence ou non de la référence cargo. En premier, ceux n'ayant pas de référence. Les suivants sont triés par référence ascendante (RSFSO0034).

Les informations des cargos sont affichées sous forme de colonnes :

Import

• Référence de la marchandise.
• Pastille de couleur pour indiquer le statut de l’entité.
• Pictogramme pour identifier le type de cargo.
• Seq : numéro de séquence de la ligne de cargo.
• Size type (Conditionnement) : code du cargo.
• BL Net Weight (Poids net BL) : Poids net annoncé dans le BL.
• Net weight MR gate in (Poids net constaté) : reprend le poids net du constat de réception, il est mis à jour à chaque modification du constat.
• Pre-arrival notification (Notification de préarrivée) : Horodatage (date et heure) d’envoi de la notification PANu import.
• Case de sélection multiple.

Export

• Référence de la marchandise.
• Pastille de couleur pour indiquer le statut de l’entité.
• Pictogramme pour identifier le type de cargo.
• Seq : numéro de séquence de la ligne de cargo.
• Size type (Conditionnement) : code ISO du cargo.
• Net Weight (Poids net) : Poids net de la ligne de cargo.
• Net weight MR gate in (Poids net constaté) : reprend le poids net du constat de réception, il est mis à jour à chaque modification du constat.
• VGM : La colonne aura une icône VGM s’il a été fait. Sinon la colonne restera vide.
• Pre-arrival notification (Notification de préarrivée): Horodatage (date et heure) d’envoi de la notification PANu export.
• Acceptance (Acceptation) : Coche V ou croix X en fonction de l’acceptation des réserves ou non. S’il n’y a pas de réserve, une coche V sera indiquée dans la colonne.
• Entry (Entrée) : la colonne permet d’afficher le résultat du retour du système ECS. Voir détails sur la page consacrée à ECS.
• Exit (Sortie) : la colonne permet d’afficher le résultat du retour du système ECS. Voir détails sur la page consacrée à ECS.
• Number of customs declarations (Nombre de déclarations en douane) : affichage du nombre de déclarations annoncées pour ce cargo en vue d’obtenir la relâche douane.
• Last declaration (Dernière déclaration) : coche verte dans la colonne si la case Last declaration a été cochée pour le cargo. Sinon la colonne reste vide.
• Case de sélection multiple.

Actions sur les cargos

Le dossier transitaire permet d’effectuer des actions particulières sur un ou plusieurs cargos du dossier. Les actions sont différentes à l’import et à l’export :

• Import :

  • Deleted (Supprimés) : Si la case est cochée, les cargos supprimés du B/L lié au dossier seront affichés. La case est décochée par défaut.
  • Download transport order (Téléchargement des commandes de transport) : permet de télécharger le formulaire déjà établi via la fonction Transport Order.
  • + Transport order (+ Commande de transport) : permet de créer un Transport order sur le cargo sélectionné.
  • + Inland carrier (transport intérieur) : permet d’identifier le transporteur du postacheminement. Voir la partie sur l’inland carrier plus bas.
  • Dissociation (dissocier) : cette action permet de dissocier un ou plusieurs cargos d’un dossier.

• Export :

  • Deleted (Supprimés) : Si la case est cochée, les cargos supprimés du booking lié au dossier seront affichés. La case est décochée par défaut.

  • Download (Téléchargement) : téléchargement au format PDF de :

    • Tous les PANu des cargos,
    • Tous les Loading Pass uniquement pour les cargos de type RoRo et Breakbulk.
    • Download transport order (Téléchargement des commandes de transport) : permet de télécharger le formulaire déjà établi via la fonction Transport Order.
    • + Transport order (+ Commande de transport) : permet de créer un Transport order sur le cargo sélectionné.
    • V Acceptance (acceptation) : attribution d'une acceptance manuelle. Voir l’article consacré à l’acceptation des réserves pour plus d’informations : Damages acceptance.
    • X Acceptance (acceptation) : refus manuel d'un dommage qui n'est pas déjà refusé, voir l’article consacré à l’acceptation des réserves pour plus d’informations : Damages acceptance.
    • + Booking change (changement de booking) : action pour effectuer un booking change. Voir l’article qui est consacré à cette fonctionnalité : Réaffectation.
    • Dissociation (dissocier) : cette action permet de dissocier un ou plusieurs cargos d’un dossier.
    • Weighing request (Demande de pesée) : ouvre le bloc de création de la demande de pesée, pour en savoir plus sur la demande de pesée. Si celle-ci est déjà créée, le bloc ouvrira la demande déjà faite.
    • Pre-arrival notification (notification de préarrivée) : déclenchement de la notification PANu export.
    • MRN ECS : permet d’ajouter des MRN ECS sur un dossier. Le cargo sélectionné doit avoir le statut de notification de préarrivée au préalable pour pouvoir lui associer un MRN ECS (RBFSO0047).
    • MRN SDS : permet d’ajouter des MRN SDS sur un dossier. Le cargo sélectionné doit avoir le statut de notification de préarrivée au préalable pour pouvoir lui associer un MRN SDS (RBFSO0062).

Cargos

Pour consulter le contenu des cargos, voir la section dédiée aux cargos.

Pre-Arrival Notification (notification de préarrivée)

Destinataires de la notification et Déclenchement de la notification, voir la partie dédiée : PANu export.

La notification de préarrivée à l’export permet de notifier le manutentionnaire que le cargo est prévu à l’embarquement sur un navire donné.

Sans ce statut, il n’est pas possible d’effectuer un tracking sur la référence du cargo.

La modification après la pre-arrival notification peut être bloquée pour les transitaires si l'administrateur communauté choisit cette option dans ses paramètres (RBFSO0045). 

Si le code de conditionnement d’un cargo est coché Not provided dans le référentiel Package Type, alors le PAN du cargo ne sera pas possible (RBFSO0048), l’utilisateur aura un message d’erreur indiquant :

“The size type must be defined” (EN) / “Le conditionnement doit être défini” (FR).

Il faut alors modifier le code de conditionnement pour un type non identifié comme “not provided” et le PAN sera à nouveau possible.

Ci5 permet également de ne pas saisir des poids qui paraissent incohérents avec le type de conteneur sélectionné. Lors du PAN d’un cargo export, si ce dernier fait partie des cargos type Container 20' ou Container 40' et si le poids brut du cargo dépasse 50 000 kilos / 50 T, l’utilisateur a une alerte bloquante et le poids doit être modifié afin de pouvoir effectuer la notification de préarrivée (RBFSO0049).

PAN impossible : the gross weight should not exceed 50 tons. / PAN impossible : le poids brut ne doit pas excéder 50 tonnes.

En cas de Port of discharge (port de déchargement) non connu de la route du service lié au booking du cargo, l’utilisateur aura un message d’alerte non bloquant au moment du PAN afin qu’il s’assure que le port de destination est bien correct et cela évitera de mauvais placements à quai lors de la réception au terminal (RBFSO0050).

The port of discharge is not indicated in the service routing. Please contact the shipping agent.

Le port de déchargement n’est pas indiqué dans la route du service. Merci de prendre contact avec l’agent maritime.

Si l’escale de la marchandise contient une date de RTD et que la date est dépassée alors il n’est plus possible d’effectuer la notification de préarrivée. L’utilisateur aura un message d’erreur lui avertissant qu’il n'est pas possible d’effectuer le PAN pour le cargo sélectionné (RBFSO0052).

PAN impossible, call of this vessel is closed. / PAN impossible, l’escale pour ce navire est clôturée.

La saisie de good items est à l’export, si le du paramètre communauté Good item mandatory for PAN (Détail marchandise obligatoire pour PAN) est activé (RBFSO0060).

Si le cargo du dossier est rattaché à un booking dont le lieu de R/L a une date d’invalidation dépassée, alors il n’est pas possible d’effectuer la notification de préarrivée (RBFSO0063). L’utilisateur aura un message d’erreur :

At least one cargo is announced on invalid terminal. / Au moins un cargo est annoncé sur un terminal invalide

ECS Tracking (export uniquement)

Lorsqu'un dossier transitaire est réalisé sur des marchandises à l'export, celui-ci possède des sections dédiées au dialogue avec les systèmes douaniers externes. Les échanges sont détaillés dans une section dédiée : ECS Tracking.

L'affichage de la section ECS Tracking et la gestion des MRN dans le dossier transitaire n'est que pour des dossiers transitaire export (RSFSO0018).

Customs Declaration Tracking (Suivi de déclarations)

Il est affiché à l'import sous le bloc "Inland carrier" et à l'export sous le bloc "ECS tracking".

Il se présente sous la forme d'un tableau ayant pour colonnes :

• Declaration number (numéro de déclaration) : Numéro de la Customs declaration (déclaration en douane), lien direct vers la déclaration en douane.
• MRN reference (référence MRN) : Numéro d'enregistrement unique douanier de la déclaration en douane. 
• Cargo reference (référence cargo) : La référence du cargo sur lequel la déclaration en douane est réalisée.
• Package quantity (quantité de colis) : Nombre de colis concerné par la déclaration en douane.
• Customs state (Statut douanier) : Statut de la déclaration en douane (_valid/_valide ou _clearance/_bon à enlever).
• Customs office (Bureau de douane) : Bureau de douane sur lequel la déclaration en douane a été faite.
• Declaration type (Type de déclaration) : Type de la déclaration, basée sur le référentiel customs. Il permet également de spécifier le sens (export ou import) de la déclaration en douane.

L'ensemble des déclarations en douane publiées associées à au moins un cargo du dossier transitaire est affiché (trié par numéro de déclaration croissant), quel que soit l'UCR utilisé. Une ligne représentant une déclaration en douane peut se déplier pour faire apparaître plusieurs cargos associés.

Dans l'onglet Customs declaration tracking du dossier transitaire export, les déclarations créées à la suite de la réception d'un RIE507 ou d'un NETAT sont affichées en plus des déclarations créées par IHM. Les déclarations en douane sont liées aux cargos du dossier transitaire par les références ECS MRN.

A la clôture du dossier transitaire import, si le nombre de colis total du dossier transitaire est inférieur au nombre de colis déclarés dans les déclarations en douane au statut BAE (Clearance), l'écart est signalé par un message d’alerte orange. Cela n'empêche pas la clôture du dossier transitaire (RBFSO0037).

Alerte : Declared quantity exceeds announced quantity / La quantité déclarée dépasse la quantité annoncée.

Inland carrier (import uniquement)

Le transitaire est souvent le seul dans la chaîne logistique à connaître la totalité des intervenants du transport de la marchandise. À cet effet, il a la possibilité de nommer les transporteurs via son dossier transitaire. Cette option se décompose en deux éléments présents sur l'écran dossier transitaire :

• Le bouton +Inland Carrier 
• Un bloc Inland carrier, uniquement présents sur des dossiers transitaire import (RBFSO0019). 

Désignation d'un Inland carrier

La désignation d'un Inland carrier est effectuée par un clic sur l'action +Inland carrier, après sélection des cargos contenus dans le dossier transitaire. Un champ en saisie automatique sur la liste des traders ayant l'activité Inland carrier s'ouvre alors (RBFSO0020). Lorsque le transitaire effectue le choix d'un trader dans la liste proposée, deux cas sont possibles :

• Prévisionnel : les cargos sélectionnés ne sont encore couverts par aucun release order.

  • Dans ce cas, le trader sélectionné est enregistré dans le shipping order en prévision (RBFSO0021).
  • De plus, si un Release order répondant aux règles du nommage direct est créé sur un cargo sur lequel un Inland carrier avait été nommé en prévisionnel, alors le champ inland carrier de ce release order est automatiquement complété, ou remplacé, par le trader Inland carrier prévisionnel (RBFSO0022).

• Nommage direct : les cargos sélectionnés possèdent au moins un release order à merchant et sur lequel le transitaire est nommé en tant que représentative.

  • Dans ce cas, le champ Inland carrier du Release order est automatiquement complété, ou remplacé, par le trader Inland carrier sélectionné (RBFSO0023).

Dans les deux cas, le cargo est à présent disponible dans le bloc Inland carrier (RBFSO0024).

Bloc Inland carrier

Cette section permet d'afficher les cargos pour lesquels une identification d'Inland carrier est nécessaire ou les cargos qui ont déjà eu un Inland carrier identifié.

• La colonne Inland carrier affiche un pictogramme X si aucun trader Inland carrier n'a été identifié pour ce cargo et qu'il existe au moins un release order en mode merchant pour ce cargo (RSFSO0025). Dans le cas où le cargo a déjà fait l'objet d'une identification du trader Inland carrier, la référence du trader Inland carrier est affichée (RSFSO0026).
• La colonne Release order affiche un pictogramme V si un Release order avec merchant activé et dont le Representative correspond au transitaire du dossier transitaire (RBFSO0027).

Traders / Tiers

L'opérateur transitaire peut citer dans son dossier transitaire un ensemble de traders capable d'intervenir sur celui-ci.

• Trader (tiers)* : Le trader concerné par le dossier transitaire en cours d'édition, en saisie automatique sur la liste des traders possédant l'activité shipper (_chargeur), _customs agent (_déclarant en douane) ou _Freight forwarder (_transitaire) (RBFSO0012). Un trader ne peut être ajouté qu'une fois dans la liste des traders d'un dossier transitaire (RBFSO0013_).
• Trader type (type de trader) : L'activité du trader choisi. Si le trader ne possède qu'une activité parmi les activités chargeur, déclarant en douane ou transitaire, celle-ci est automatiquement renseignée et non éditable (RBFSO0014). Dans le cas où plusieurs activités correspondent, l’utilisateur peut sélectionner l'activité pour laquelle il a ajouté cet intervenant à partir d'une liste déroulante de choix (RBFSO0015).
• Reference (référence) : La référence documentaire correspondant à ce trader, en saisie libre.

A la création d'un dossier chargeur ou Shipper Shipping Order (SSO), la référence du dossier chargeur est affichée dans l'onglet trader du dossier transitaire (RBFSO0041).

Dans le dossier transitaire, onglet trader, si le trader type sélectionné est chargeur et que le champ Reference est renseigné, alors le dossier chargeur est créé automatiquement (RBFSO0042) avec :

• Shipper Shipping Order (référence du dossier) : Référence du dossier chargeur.
• Freight Forwarder (transitaire) : le transitaire de la marchandise.
• Forwarder Shipping Order Reference (référence du dossier transitaire) : référence du dossier transitaire lié au dossier chargeur.
• Shipper Shipping Order : le chargeur nommé dans le dossier transitaire.

Attachments (Documents joints)

Il est possible de joindre des documents à un dossier transitaire, via le chevron Attachments (Documents joints).

Cet onglet est refermé par défaut, qu'il contienne des données ou non.

Au clic sur le bouton +Browse file (Parcourir les fichiers), une fenêtre permet de sélectionner le fichier, celui-ci est ajouté au dossier. Une fenêtre de confirmation permet de confirmer l'ajout.

Alerte : “U_pload confirmation” / “do you want to submit this file?” _YES / NO. / "Confirmation d'ajout" / "êtes-vous sûr de vouloir ajouter ce fichier ?" "Oui" / "Non".

Il est possible d'ajouter 5 fichiers au maximum, pour un poids maximum de 2Mo par fichier. Les formats autorisés sont : pdf, jpg et png.

Les fichiers sont affichés par leur nom, et triés par horodatage d'ajout décroissant. Le clic sur un nom du fichier entraîne son téléchargement.

Sur chaque ligne, une croix permet de supprimer le document joint, une fenêtre de confirmation s'ouvre pour valider la suppression : 

Alerte : “Remove confirmation”/“Do you want to remove this file?” YES / NO. / "Confirmation de suppression" / "Voulez-vous vraiment supprimer ce fichier ?"

Les droits sont les mêmes que ceux du dossier, c'est-à-dire que :

• Les transitaires qui peuvent voir le dossier voient/peuvent télécharger les pièces jointes.
• Les transitaires qui peuvent modifier le dossier et le supprimer peuvent modifier ou supprimer les pièces jointes.

Actions et comportements spécifiques

Finalisation du dossier transitaire

Le dossier transitaire est clos automatiquement lorsqu'il y a autant de déclaration en douane (avec UCR = référence dossier) publiées à l'état BAE (Clearance) que le nombre Number of custom declarations renseigné dans le dossier (si différent de 0) (RBFSO0035).

Un dossier transitaire clos est représenté au moyen d'un pictogramme cadenas fermé, un non clos par un cadenas ouvert (RSFSO0016).

Seuls les traders ayant pour activité transitaire ont les droits de modifier un dossier transitaire clos (RBFSO0017).

Export PDF et impression

A des fins d'impressions, en sélectionnant les cargos puis en cliquant sur le bouton d'action Download (situé au-dessus de la liste des cargos) il est possible d'exporter dans un même document :

• toutes les fiches PANu des cargos,
• toutes les fiches Loading Pass uniquement pour les cargos de type RoRo et Breakbulk.

Le document généré est au format PDF.

Si l’add-on Simax est activé, un PDF particulier est téléchargé, il reprend toutes les informations liées à la déclaration de dangereux créée : les horodatages d’obtention des accords, les détails du lieu, les lignes de dangereux et les conditions particulières si elles existent (RBFSO0051).

Il est possible de télécharger le pdf du PAN uniquement pour les cargos ayant le statut PAN, les cargos provisoires (avec la pastille bleue) n’ont pas le bouton téléchargement.

• Bloc dangerous en cas de déclaration Seamax liée au cargo (anglais) — Exemple de PAN en français pour un conteneur : Bloc dangerous en cas de déclaration Seamax liée au cargo (français)
• Particularité pour les RORO, dimensions de la marchandise (anglais) — Exemple de PAN en français pour un conteneur : Particularité pour les RORO, dimensions de la marchandise (français)
• Exemple de 2e page avec le code-barre pour un breakbulk — Exemple de PAN en français pour un conteneur : Exemple de 2e page avec le code-barre pour un roro

Détails du PAN pour les conteneurs, le document est divisé en plusieurs parties :

En-tête :

• PAN on : la date de la réalisation de la notification de pré arrivée est affichée en haut du document (RBFSO0046).
• id Cargo : rappel de l’id cargo.

Container (conteneur) : informations liées au conteneur.

• Cargo : référence du conteneur,
• Type : code ISO du conteneur,
• Weight (kg) : poids brut du conteneur,
• Port of Loading : libellé et code du port de chargement,
• Terminal : code du terminal location lié au booking,
• Terminal manager : gestionnaire du terminal location lié au booking,
• Verified Gross Mass : poids brut vérifié,
• Responsible : émetteur du booking,
• Date : date de création du booking,
• Seals cargo, Number, Origin : numéro de plomb avec son origine (si précisé). Il peut y avoir plusieurs plombs affichés.

Call : informations liées à l'escale du navire.

• Vessel : nom du navire,
• Precall : precall number, numéro d'annonce,
• Voyage : référence voyage,
• ETA / RTA : dates estimées et réelles d'arrivée de l'escale,
• First port of discharge : premier port de déchargement,
• ETD / RTD : dates estimées et réelles de départ de l'escale,
• Shipping line : compagnie maritime,
• Vessel agent : agent maritime,
• Port of destination : port de destination du conteneur.

Trader : informations des différents acteurs liés à l'expédition.

• Shipping agent : agent maritime,
• Booking : référence booking,
• Freight forwarder : transitaire de l'expédition,
• Shipping order : référence dossier du transitaire,
• Shipper : chargeur,
• Shipping order : référence dossier du chargeur,
• Carrier : transporteur désigné,
• Carrier ref. : référence du transporteur,

Dangerous : bloc affiché uniquement si le conteneur est annoncé en dangereux.

• Limited quantities : yes/no,
• Marine polluant : yes/no,
• ONU : UN number,
• Class : classe du dangereux,
• Packing group : groupe d'emballage,
• Il y aura autant de lignes que de lignes de dangereux déclarées dans le cargo.

Reefer : températures si le conteneur est un frigo.

• Temperature : température demandée
• Temp min : Température minimum
• Temp max : température maximum
• Power supply : "yes/no" sera affiché si la case power supply du bloc reefer a été cochée ou non.

Oversize (lengths in cm) : surdimensions si le conteneur est en OOG (out of gauge) 

• Oversize height : dépassement en hauteur,
• Oversize width left : dépassement côté gauche,
• Oversize width right : dépassement côté droit,
• Oversize length front : dépassement avant,
• Oversize length back : dépassement arrière.

VGM

• Verified gross mass : poids VGM vérifié,
• Method : méthode de calcul,
• Date : date du VGM,
• Responsible : responsable du VGM,
• Country : Pays,
• Endorsement : signature,
• Shipper : chargeur,
• Certificate ref : référence du certificat du VGM,
• Remarks : remarques.

Dangerous (uniquement avec l’add-on Seamax)

• Created / Créée le : date de création de la déclaration de dangereux
• Shipping agent authorization / Accord agent fret : date de l’obtention de l’accord agent fret
• Vessel agent authorization / Accord agent coque : date de l’obtention de l’accord agent coque
• Harbour Master authorization / Accord capitainerie : date de l’obtention de l’accord capitainerie
• Delay / Délai : délai de stationnement autorisé
• Location / Lieu de R/L : localisation du cargo
• Guard / Gardiennage : délai de gardiennage
• Guard-type / Type de gardiennage : type de gardiennage
• UN / ONU
• Class / Classe
• Packing Method / Groupe d'emballage
• Packing Method Indicator / Indicateur méthode
• Description
• Particular conditions / Conditions particulières : commentaire de la capitainerie.

Détails du Loading Pass pour les Roro, le document est divisé en plusieurs parties :

RORO : informations liées à la marchandise

• Cargo : référence du RORO,
• Type : code du conditionnement,
• Weight (kg) : poids brut ,
• Port of Loading : libellé et code du port de chargement,
• Terminal : code du terminal location lié au booking,
• Terminal manager : gestionnaire du terminal location lié au booking,
• Responsible : émetteur du booking,
• Date : date de création du booking,
• Trailer Length (cm) / Longueur remorque (cm),
• Trailer Width (cm) / Largeur remorque (cm),
• Trailer Height (cm) / Hauteur remorque (cm),
• Trailer Volume (m³) / Volume remorque (cm),
• Seals cargo, Number, Origin : numéro de plomb avec son origine (si précisé). Il peut y avoir plusieurs plombs affichés.

Call : informations liées à l'escale du navire.

• Vessel : nom du navire,
• Precall : precall number, numéro d'annonce,
• Voyage : référence voyage,
• ETA / RTA : dates estimées et réelles d'arrivée de l'escale,
• First port of discharge : premier port de déchargement,
• ETD / RTD : dates estimées et réelles de départ de l'escale,
• Shipping line : compagnie maritime,
• Vessel agent : agent maritime,
• Port of destination : port de destination de la marchandise.

Trader : informations des différents acteurs liés à l'expédition.

• Shipping agent : agent maritime,
• Booking : référence booking,
• Freight forwarder : transitaire de l'expédition,
• Shipping order : référence dossier du transitaire,
• Shipper : chargeur,
• Shipping order : référence dossier du chargeur,
• Carrier : transporteur désigné,
• Carrier ref. : référence du transporteur.

Dangerous : bloc affiché uniquement si le cargo est annoncé en dangereux.

• Limited quantities : yes/no,
• Marine pollutant : yes/no,
• ONU : UN number,
• Class : classe du dangereux,
• Packing group : groupe d'emballage,
• Il y aura autant de lignes que de lignes de dangereux déclarées dans le cargo.

Reefer : températures si le RoRo est un frigo.

• Temperature : température demandée,
• Temp min : Température minimum,
• Temp max : température maximum.

Oversize (lengths in cm) : surdimensions si le RORO est en OOG (out of gauge).

• Oversize height : dépassement en hauteur,
• Oversize width left : dépassement coté gauche,
• Oversize width right : dépassement coté droit,
• Oversize length front : dépassement avant,
• Oversize length back : dépassement arrière.

Dangerous (uniquement avec l’add-on Seamax)

• Created / Créée le : date de création de la déclaration de dangereux
• Shipping agent authorization / Accord agent fret : date de l’obtention de l’accord agent fret
• Vessel agent authorization / Accord agent coque : date de l’obtention de l’accord agent coque
• Harbour Master authorization / Accord capitainerie : date de l’obtention de l’accord capitainerie
• Delay / Délai : délai de stationnement autorisé
• Location / Lieu de R/L : localisation du cargo
• Guard / Gardiennage : délai de gardiennage
• Guard-type / Type de gardiennage : type de gardiennage
• UN / ONU
• Class / Classe
• Packing Method / Groupe d'emballage
• Packing Method Indicator / Indicateur méthode
• Description
• Particular conditions / Conditions particulières : commentaire de la capitainerie.

2e page : elle est composée d'un code-barre avec l'id de la marchandise, suivie de l'id Ci5, de l'agent maritime, le port de destination, le nom du navire et de la référence de la marchandise avec son code-barre.

Détails du Loading Pass pour un breakbulk, le document est divisé en plusieurs parties :

Breakbulk : informations liées à la marchandise.

• Cargo : référence du breakbulk,
• Type : code du conditionnement,
• Weight (kg) : poids brut,
• Port of Loading : libellé et code du port de chargement,
• Terminal : code du terminal location lié au booking,
• Terminal manager : gestionnaire du terminal location lié au booking,
• Responsible : émetteur du booking,
• Date : date de création du booking.

Call : informations liées à l'escale du navire

• Vessel : nom du navire,
• Precall : precall number, numéro d'annonce,
• Voyage : référence voyage,
• ETA / RTA : dates estimées et réelles d'arrivée de l'escale,
• First port of discharge : premier port de déchargement,
• ETD / RTD : dates estimées et réelles de départ de l'escale,
• Shipping line : compagnie maritime,
• Vessel agent : agent maritime,
• Port of destination : port de destination de la marchandise.

Trader : informations des différents acteurs liés à l'expédition

• Shipping agent : agent maritime,
• Booking : référence booking,
• Freight forwarder : transitaire de l'expédition,
• Shipping order : référence dossier du transitaire,
• Shipper : chargeur,
• Shipping order : référence dossier du chargeur,
• Carrier : transporteur désigné,
• Carrier ref. : référence du transporteur.

Dangerous : bloc affiché uniquement si le cargo est annoncé en dangereux.

• Limited quantities : yes/no,
• Marine pollutant : yes/no,
• ONU : UN number,
• Class : classe du dangereux,
• Packing group : groupe d'emballage,
• Il y aura autant de lignes que de lignes de dangereux déclarées dans le cargo.

Measurement : dimensions de la marchandise si renseignées.

• Quantity : quantité de marchandise,
• Code : code d'emballage,
• Height : hauteur,
• Length : longueur,
• Width : largeur,
• Volume : volume.

2e page : elle est composée d'un code-barre avec l'id de la marchandise, suivie de l'id Ci5, de l'agent maritime, le port de destination, le nom du navire et de la référence de la marchandise avec son code-barre.

Surbooking (export uniquement)

Il peut arriver que les marchandises demandées par le transitaire n'existent dans aucun booking. Dans ce cas, le transitaire peut être amené à déclarer lui-même des cargos depuis son dossier transitaire. Cette option est disponible en cliquant sur le +Cargo présent au-dessus de l'ensemble du contenu du dossier transitaire avec les contraintes suivantes :

• Cette option n'est disponible que sur des dossiers transitaire export (RBFSO0028).
• Elle n'apparaît que si aucune sélection n'est faite sur le contenu du dossier transitaire ni qu'aucun cargo n'est en cours d'édition (RSFSO0029).
• L’agent maritime peut ne pas offrir cette option aux transitaires, cela est géré par un paramètre de l'agent (RBFSO0044).

Le système propose alors à l'utilisateur de sélectionner une référence de booking répondant aux règles de gestion d'ajout de contenu d'un dossier transitaire export (RBFSO0006). Après qu'un booking ait été sélectionné, l’ajout du cargo s’effectue automatiquement (RBFSO0030).

Comme lors de la création d'un cargo dans un booking, il est impossible de créer ou de mettre à jour un cargo ayant une référence déjà portée par un autre cargo sur un booking (peu importe le propriétaire), et qui n’est pas déjà chargé ou enlevé (peu importe le terminal du constat) sur la communauté (RBFSO0043).

• Par IHM : Message d'erreur : Cargo already announced / Cargo déjà annoncé
• Par EDI : Le message est rejeté avec fieldError → reference (not unique)

Acceptation des réserves

Le transitaire a la responsabilité d'acquitter les réserves émises lors de la réception de la marchandise sur les quais. Cette fonctionnalité est détaillée dans une page dédiée : Damages acceptance.

Déclaration de dangereux

Le bouton +Export dangerous (+ Déclaration dangereux export) permettent de réaliser des déclarations de dangereux à l'export. Il n'est disponible que sur des dossiers transitaire export si l’add-on Simax ou MDK est activé (RSFSO0032).

Avec l’add-on Simax activé, la modification du cargo n’est pas possible s’il existe une déclaration de dangereux sans acquittement (à l'état “expecting acknowledgement“) (RBFSO0061). L’utilisateur aura une alerte bloquante.

Can not update cargo : dangerous acknowledgement not received yet.

Impossible de modifier le cargo : acquittement non reçu de SEAMAX

Source : https://mgi-team.atlassian.net/wiki/spaces/DOCI5/pages/3240495142