Booking et voyage change
Emplacement : Annonce et gestion des marchandises
BOOKING CHANGE
CHEMIN D'ACCÈS : CARGO / BOOKING ET CARGO / DOSSIER
CRÉATION : SHAG, FORW
DERNIERE VERSION CI5 DE MISE A JOUR : 4.14.7
VOYAGE CHANGE
CHEMIN D'ACCÈS : CARGO / BOOKING ET MASS VOYAGE CHANGE
CRÉATION : SHAG
DERNIERE VERSION CI5 DE MISE A JOUR : 4.88.2
La réaffectation de booking peut être réalisée de deux manières différentes :
- Soit en désignant le booking vers lequel les cargos vont être réaffectés. Cette option est appelée booking change.
- Soit en changeant uniquement le voyage du booking, ce qui correspond au cas où les cargos ne sont pas expédiés par le navire initialement annoncé dans le booking. Cette option est appelée voyage change.
Booking change
Choisir le booking vers lequel la réaffectation est réalisée
A partir du dossier transitaire ou du booking, après avoir sélectionné plusieurs cargos dans la liste des cargos (RGBKGCHG0001), l'utilisateur peut cliquer sur l'action Booking change. Ci5 demande alors le booking vers lequel ces cargos doivent être réaffectés.
Seront proposés les booking qui répondent aux critères ci-dessous (RGBKGCHG0002) :
- Si l'initiateur de la demande est un agent maritime, le booking suivant doit avoir été créé par le même agent, dans la même communauté.
-
Qui ne met pas en péril la cohérence de l'affectation avec le transitaire. C'est-à-dire :
- Soit le booking n’a pas été donné à un transitaire soit il a été attribué au transitaire qui effectue le changement.
- Ne comportant aucun cargo présent sur un autre shipping order.
-
Évitant la réaffectation vers le même booking. C'est-à-dire ne correspondant à aucun des booking des cargos sélectionnés si la demande est effectuée depuis un dossier, ou différents du booking depuis lequel la demande est effectuée.
Contrôles lors du booking change
Une fois le booking sélectionné, Ci5 va automatiquement vérifier que chacun des cargos sélectionnés est éligible à une réaffectation en respectant les critères suivants (RGBKGCHG0003) :
- Le cargo est déjà à quai, c'est à dire qu'il a déjà fait l'objet d'un constat de gate-in,
- Le conteneur n'a pas déjà quitté le port ou le terminal, qu'il n'a pas déjà un gate-out, ou un load.
Alerte : “Cargo cargo_ref already loaded / Cargo “ref” déjà chargé"
Message d’erreur par cargo sélectionné
Le booking change impacte les cargos mais pas le dossier.
Voyage change
A partir du booking, un agent maritime peut aussi demander à faire une réaffectation de voyage sur certains cargos n'ayant pas été embarqués sur le navire déclaré dans le booking. Cette réaffectation peut être unitaire ou globale.
- Pour réaliser une réaffectation du booking en entier, l’agent peut changer le voyage dans la route du booking.
- Pour réaliser une réaffectation unitaire ou cargo par cargo, il convient de sélectionner les cargos concernés dans le booking puis de cliquer sur l'action Voyage change. Ci5 fait apparaître un champ où il faut renseigner le voyage sur lequel les conteneurs doivent être réaffectés. Seuls les voyages de l'agent maritime qui réalise la demande de changement de voyage sont proposés (RGBKGCHG0004).
- Un transfert est automatiquement généré pour les cargos si le terminal location du booking initial est différent du terminal location de destination. (RGBKGCHG00013).
- Le voyage change peut être effectué globalement sur tous les booking d’une escale ou d’un voyage en utilisant la fonction mass voyage change. Les règles de contrôle sont identiques à la réaffectation unitaire (RGBKGCHG0015).
On ne peut pas effectuer un voyage change sur un cargo déjà Load (chargé).
Alerte : « Cargo cargo_ref already loaded » « Le conteneur XXXX est déjà chargé » ; il y aura message d’erreur par cargo sélectionné).
Il n’est pas possible, non plus, d’effectuer un voyage change vers un terminal dont la date d’invalidation est non remplie ou remplie et non dépassée dans le référentiel Operations > Terminals (RGBKGCHG0020).
Voyage change par lot
Un agent maritime a l'option d'effectuer un voyage change sur plusieurs cargos en même temps grâce au menu Mass voyage change situé dans le menu booking.
La recherche s’effectue :
- Par référence d’escale (Precall number / call number),
- Par référence voyage,
- Par référence transitaire (forwarder),
- Par port de destination,
- Par référence booking.
La recherche va afficher tous les cargos annoncés sur des booking de l’agent (RGBKGCHG0017).
En bout de chaque ligne, une case à cocher permet de sélectionner tous cargos de tous les booking, sauf les cargos des booking qui ont au moins un cargo ayant un MR load (RGBKGCHG0018).
Le clic sur le bouton +Voyage change ouvre une fenêtre identique au changement de voyage unitaire, l’agent renseigne le nouveau voyage et confirme le changement.
Chaque colonne peut être filtrée grâce à l’icone “entonnoir” situé en dessous des titres des colonnes :
-
Colonne Indicator (indicateurs), permet de filtrer par caractéristiques de cargos (reefer, dangerous, oversize, transhipment) :
-
Les colonnes gate-in, gate-out et load permet de filtrer les cargos ayant ce statut
Avec add-on SIMAX
La présence d'un cargo déclaré dangereux avec l'add-on SIMAX activé, peut empêcher un voyage change.
Le voyage change sera bloqué si (RGBKGCHG0014) :
- Il existe au moins une déclaration de dangereux non supprimée sur le booking,
- Si toutes les déclarations ont été supprimées, mais que l'envoi d'acquittement positif n'a pas été réalisé pour chacune d'entre elles.
Impacts sur les différentes fonctionnalités
Pre-Arrival notification
La pre-arrival notification est renvoyée lors de la réaffectation du cargo aux managers des terminaux du booking d'origine et de destination afin de les informer du changement (RGBKGCHG0006).
Si les lieux avant et après réaffectation sont différents avec des managers différents également, la pre-arrival notification aura le code d’action “delete” afin d'avertir le manutentionnaire initial qu’il ne doit plus réceptionner le cargo (RGBKGCHG0019).
Déclaration de dangereux
La déclaration de dangereux concerne l'add-on SIMAX, uniquement lorsque l'add-on est actif.
Lorsqu'un cargo dangereux doit être réaffecté sur un nouveau booking, il faut que les systèmes de déclaration de dangereux en soient informés et approuvent ce changement. Dès la réalisation de la demande de réaffectation, quelle que soit la méthode utilisée, un message est envoyé au système de déclaration des dangereux (RGBKGCHG0007). Ci5 réagit différemment s'il s'agit d'un booking change ou un voyage change :
- Lorsqu'il s'agit d'un voyage change : la demande de réaffectation est réalisée dès la demande. En revanche si un refus parvient depuis les systèmes de déclaration de dangereux, alors CI5 va rétablir les cargos concernés dans leur situation initiale (RGBKGCHG0008).
- Lorsqu'il s'agit d'un booking change : puisque les conteneurs sont déjà à quai et que les accords ont déjà été donnés par la capitainerie, la demande de réaffectation n'est pas réalisée immédiatement (RGBKGCHG0009). Un pictogramme de sablier s'affiche afin d'informer qu'une demande de réaffectation est en cours (RGBKGCHG0010). La réaffectation ne sera effective que si le système de gestion des dangereux répond positivement à la demande, et le pictogramme disparaît.
Impact sur l'association avec le shipping order
Afin de conserver une cohérence de la liaison du cargo avec les shipping order, cette liaison est conservée ou créée si elle n'existe pas :
- Si le champ freight forwarder shipping order du booking vers lequel les cargos sont réaffectés est vide, il devient complété avec la référence du dossier des cargos sélectionnés ou celle du shipping order depuis lequel la demande a été effectuée (RGBKGCHG0011).
- Si les cargos sont déjà associés à un dossier, lors du booking change, le nouveau booking sera rattaché au dossier initial (RGBKGCHG0016).
- Le champ freight forwarder du booking vers lequel les cargos sont réaffectés est complété avec le nouveau transitaire s’il n’existait pas déjà (RGBKGCHG0012).
Source : https://mgi-team.atlassian.net/wiki/spaces/DOCI5/pages/3240496042