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Tracing

Emplacement : Les suivis de la marchandise

CHEMIN D'ACCÈS : TRACKING / TRACING
EDITION :  SHAG, VEAG, CUSD, FORW, SHIP, YARD, VOMA, PAIS, CUSO, CUSI, CUSB, INCA
LECTURE : TOUS
DERNIERE VERSION CI5 DE MISE A JOUR : 4.79.9

La fonction de Tracing permet aux différents acteurs portuaires d'être avertis par email d'une action sur une marchandise. Pour se faire, ils doivent effectuer une demande de Tracing et posséder les droits adéquats. Contrairement à d'autres fonctions de Ci5 comme les notifications/abonnements, la fonction de Tracing est activée pour un utilisateur donné et non pour le User Group auquel il appartient. En revanche, un utilisateur peut voir toutes les demandes de Tracing créées par son organisation sur sa communauté.

Il peut y avoir plusieurs demandes de tracing depuis une référence dossier même si un cargo du dossier est déjà couvert par un tracing, que le tracing soit créé par IHM ou par EDI (RBTRACING0027).

Page exemple du menu Tracing

Création d'un tracing par IHM

La création des Tracing s'effectue par le bouton +Tracing en haut à droite dans la page de recherche du Tracing.

Champs de création

L’utilisateur doit choisir entre ces modes de création :

  • Container / RoRo / Breakbulk number * : La référence du cargo sur lequel le Tracing est effectif. Le Ci5 Id peut également être utilisé dans ce champ. Si ce mode de création est utilisé alors toutes les coches des évènements call events sont grisées.
  • Forwarder shipping order reference * : La référence du Shipping Order des cargos pour lesquels l'utilisateur veut faire une demande de Tracing par lot. Uniquement valable pour les transitaires, chargeurs ou déclarants. Si ce mode de création est utilisé alors toutes les coches des évènements call events sont grisées.
  • Booking / Bill of Lading * : La référence du Booking ou du B/L sur lequel le Tracing est effectif. La création par B/L permet également la création de tracing pour plusieurs cargos en même temps. Si ce mode de création est utilisé alors toutes les coches des évènements call events sont grisées.
  • Precall number / Call number / Voyage (Numéro d’annonce / Numéro d’escale / Voyage) : La saisie automatique remonte les références de la communauté du user connecté. Si ce mode de création est utilisé alors toutes les coches des évènements import et export sont grisées. Seuls les évènements de la colonne call events sont compatibles.

Le champ forwarder shipping order reference est présent seulement si l'utilisateur connecté est un transitaire, chargeur ou déclarant en douane.

  • Il est affiché qu'au moment de la création.
  • Il permet la création des demandes de Tracing par lot.
  • Pour les utilisateurs ayant l'activité chargeur ou déclarant en douane, la saisie automatique ne propose que les cargos contenus dans un FFSO où ils sont nommés dans la partie Trader.

Lors de la sauvegarde de la demande de Tracing par forwarder shipping order reference, une demande de Tracing est créée pour chaque cargo non supprimé contenu dans le dossier pour lequel aucune demande de Tracing n'a encore été créée par l'utilisateur.

Autres champs de création

  • Email * : L'adresse email de l'utilisateur. Le champ est complété par défaut avec l'email de l'utilisateur connecté, il est modifiable. Il est possible d’ajouter plusieurs adresses séparées par des virgules, exemple : ”mail1@mail.com,mail2@mail.com”.
  • From * : La date du début de suivi.
  • To * : La date de fin de suivi.
  • Tracing reference : Référence liée à la demande du Tracing. Elle permet de mieux identifier la notification une fois reçue par email. 

Les champs From et To correspondent à l'intervalle de surveillance du Container, RoRo ou Breakbulk. La période de suivi ne doit pas dépasser 3 mois (les dates au-delà de 3 mois sont grisées). Une seule demande de Tracing peut être créée sur la période choisie.

Pour les transitaires, l'affichage est le suivant :

Pour les autres métiers, l'affichage est le suivant :

  • Une demande de Tracing est rétroactive. Lorsque la date From est antérieure à la date de création du Tracing, les évènements ayant eu précédemment lieu sur le cargo seront notifiés sauf pour les tracings de call events (RBTRACING0001).
  • Il est possible de faire une demande de Tracing sur un cargo non existant. Le Tracing deviendra effectif lorsque le cargo sera créé (RBTRACING0002).

Détails des évènements à l'import

La liste des évènements est commune à toutes les activités.

Le but est de pouvoir recevoir un message lorsqu'un évènement lié à un cargo import intervient afin de suivre l'avancement du flux de la marchandise.

  • — Détails : Vessel arrival (arrivée navire) : notification envoyée lorsque la RTA d'un Call est saisie ou mise à jour ET que la RTD n'est pas saisie.  Vessel departure (départ navire) : notification envoyée lorsque la RTD d'un Call est saisie ou mise à jour. Manifest (manifeste) : notification envoyée lorsque le cargo du manifeste est publié pendant la période de surveillance choisie (RBTRACING0003). Pre-arrival notification (PAN) (notification de préarrivée) : notification envoyée lorsque le manifeste est Lodged ou re-Lodged pendant la période de surveillance choisie (RBTRACING0004). Dangerous authorization (Accord dangereux) : notification envoyée à la réception de l’accord autorité portuaire pour un cargo (RBTRACING0033). Affiché uniquement si l’add-on Simax est activé. Discharge (déchargement) : notification envoyée lorsqu'un Movement Report Discharge (constat de déchargement) est effectué pour le cargo du tracing pendant la période de surveillance choisie (RBTRACING0005). Gate-In (réception) : notification envoyée lorsqu'un Movement Report Gate-in (constat de réception) est effectué pour le cargo du tracing pendant la période de surveillance choisie (RBTRACING0006). Empty gate-in (Retour du vide) : notification envoyée lors de la création/intégration d’un MR Empty gate in sur un cargo, si l’add-on “empty depot” est activé (RBTRACING0024). Release order (bon à délivrer) : notification envoyée lorsqu'un Release Order est publié pour le cargo du tracing pendant la période de surveillance choisie (RBTRACING0007). Customs release (Relâche douane) : notification envoyée lorsque le cargo du tracing obtient la Customs Release pendant la période de surveillance choisie (RBTRACING0008). Final release (relâche finale)  : notification envoyée lorsque le cargo du tracing obtient la Final Release pendant la période de surveillance choisie (RBTRACING0009). Gate-Out (enlèvement) : notification envoyée lorsqu'un Movement Report Gate-out (constat d'enlèvement) est effectué pour le cargo du tracing pendant la période de surveillance choisie (RBTRACING0010). Transhipment (transbordement) : notification envoyée lorsqu'un transbordement (Transhipment) est publié sur le cargo de la demande de Tracing pendant la période de surveillance choisie (RBTRACING0011). Transfer (transfert) : notification envoyée lorsqu'un déplacement est effectué sur le cargo de la demande de Tracing pendant la période de surveillance choisie (RBTRACING0012). Customs declared (déclaration en douane) : notification envoyée lors de l'intégration d'une déclaration de douane AED Clearance sur le cargo du Tracing pendant la période de surveillance choisie (RBTRACING0022).

Détails des évènements à l’export

Le but est de pouvoir recevoir un message lorsqu'un évènement lié à un cargo export intervient afin de suivre l'avancement du flux de la marchandise.

  • — Détails : Vessel arrival (arrivée navire) : notification envoyée lorsque la RTA d'un Call est saisie ou mise à jour ET que la RTD n'est pas saisie.  Vessel departure (départ navire) : notification envoyée lorsque la RTD d'un Call est saisie ou mise à jour. Booking : notification envoyée lorsque le cargo sur lequel porte la demande de Tracing est créé sur un Booking pendant la période de surveillance choisie (RBTRACING0013). Pre-arrival notification (notification de préarrivée) : notification envoyée lorsqu'un cargo est publié pendant la période de surveillance choisie (RBTRACING0014). Dangerous authorization (Accord dangereux) : notification envoyée à la réception de l’accord autorité portuaire pour un cargo (RBTRACING0033). Affiché uniquement si l’add-on Simax est activé. Gate-In (réception) : notification envoyée lorsqu'un Movement Report Gate-in (constat de réception) est effectué pour le cargo du tracing pendant la période de surveillance choisie (RBTRACING0015). Customs release (Relâche douane) : notification envoyée lorsque le cargo du tracing obtient la Customs Release pendant la période de surveillance choisie (RBTRACING0016). Final release (relâche finale) : notification envoyée lorsque le cargo du tracing obtient la Final Release pendant la période de surveillance choisie (RBTRACING0017). Gate-Out (enlèvement) : notification envoyée lorsqu'un Movement Report Gate-out (constat d'enlèvement) est effectué pour le cargo du tracing pendant la période de surveillance choisie (RBTRACING0018). Load (chargement) : notification envoyée lorsqu'un Movement Report Load (constat de chargement) est effectué pour le cargo du tracing pendant la période de surveillance choisie (RBTRACING0019). Transhipment (transbordement) : notification envoyée lorsqu'un transbordement (Transhipment) est publié sur le cargo de la demande de Tracing pendant la période de surveillance choisie (RBTRACING0020). Transfer (transfert) : notification envoyée lorsqu'un déplacement est effectué sur le cargo de la demande de Tracing pendant la période de surveillance choisie (RBTRACING0021). Export Confirmation (confirmation d'export) : notification envoyée lors de la réception du statut "Sortie effective" dans le message NETAT/RIE618 (RBTRACING0023). Customs declared (déclaration en douane) : notification envoyée lors de l'intégration d'une déclaration de douane AED Clearance sur le cargo du Tracing pendant la période de surveillance choisie (RBTRACING0022).

Détails des évènements d’escale

Le but est de pouvoir recevoir un message lorsqu'un évènement lié à une escale donnée intervient afin de suivre l'avancement du flux de la marchandise.

  • — Détails : Update ETA (Mise à jour ETA) : notification envoyée lors de modification de l’ETA sur le call OU le call lié au voyage sur lequel le tracing est créé sur la période de recherche (RBTRACING0029).  Update ETD (Mise à jour ETD) : notification envoyée lors de modification de l’ETD sur le call OU le call lié au voyage sur lequel le tracing est créé sur la période de recherche (RBTRACING0030).

Création d'un tracing par EDI

Par EDI, comme par IHM, un tracing peut être créé par :

  • référence dossier
  • référence B/L
  • référence cargo existante ou non

A la réception d'un tracing EDI sur une référence cargo : si le cargo existe et qu’il n’est ni load ni gate-out, alors le tracing sera mis à jour. En revanche, si le cargo n’est pas encore annoncé le tracing sera créé sur ce cargo au statut “indéfini” (RBTRACING0025).

Pour les tracings sur cargo non annoncé, le tracing est associé à l’id du premier cargo annoncé créé sur cette référence quelle que soit la période de recherche du tracing (RBTRACING0028).

Les tracing d'évènements d’escale ne peuvent pas être créés pas EDI (RBTRACING0031).

Pour la création de tracing sur une référence B/L ou cargo qui existe plusieurs fois dans Ci5, il sera créé sur la référence B/L ou l’id cargo dont la date de création est la plus récente (RBTRACING0032).

Suppression d’un tracing

Une demande de tracing peut être supprimée en cliquant sur le bouton Delete (Supprimer).

A l’inverse, si le cargo lié à la demande de tracing est invalidé, l’id Ci5 de ce cargo est détaché du ou des tracings afin de permettre de créer un nouveau tracing sur un cargo ayant la même référence (RBTRACING0026).

Source : https://mgi-team.atlassian.net/wiki/spaces/DOCI5/pages/3240496332