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Transport Order

Emplacement : Inland Transport

CHEMIN D'ACCÈS : INLAND TRANSPORTS / TRANSPORT ORDER
EDITION : SHAG, FORW
LECTURE : INCA, SHAG, FORW, ADMIN COM
DERNIERE VERSION CI5 DE MISE A JOUR : 4.48.5

La commande de transport ou transport order sert à matérialiser la demande d’un transport de marchandise à l’import ou à l’export pour un transporteur. Elle est obligatoire pour certaines communautés portuaires.

Il est possible de créer un transport order soit de manière unitaire, soit par lot.

Création unitaire

Un premier champ en saisie automatique permet de saisir la référence d'un cargo.

Les propositions se présentent sous la forme suivante

Cargos core : Cargo_ref (Cargo) - Annonce_ref (BL ou Booking) - Voyage_ref (Voyage) - Trader_name (Shipping agent)

  • Les trader shipping agent peuvent créer un transport order en sélectionnant un cargo dont ils sont propriétaires (import ou export) (RBTO0001).

  • Les trader forwarder peuvent créer un transport order en sélectionnant un cargo respectant au moins un des cas suivants :

    • appartenant à un booking sur lequel ils sont nommés (RBTO0002),
    • porté par un RO où ils sont nommés representative, et qui est indiqué comme merchant (import) (RBTO0003),
    • associé à un dossier import dont ils sont propriétaires (RBTO0004).

Cargos unstuffing : UnstuffingBL_ref (UnstuffingBL) - CargoCoreRef (Container) - Voyage_ref (Voyage) - NameTrader (Forwarder)

  • Les trader shipping agent peuvent créer un transport order en sélectionnant un cargo appartenant à une unstuffing list dont ils sont propriétaires.

Dans tous les cas, la création d’un TROR à l’import peut être soumise à condition en cas d’activation du paramètre de communauté release order mandatory for transport order. S’il est coché, le transitaire doit être désigné en tant que representative ou last representative dans le RO lié à la marchandise (RBTO0010).

La sélection d'un cargo redirige automatiquement vers l'écran de détails.

Un cargo ne peut avoir qu’un seul TROR (RBTO0018). L’utilisateur aura un message d’erreur au moment de la sélection du cargo :

cargo ref already exists on transport order / cargo déjà présent sur une commande de transport

Sauf à l’import où il est possible de créer plusieurs transport order si le lieu de pick-up est différent sur chaque commande (RBTO0019).

Création par lot

Un deux autres champs en saisie automatique permet de saisir la référence d'un booking, d'un BL ou d’un dossier : 

Les propositions se présentent sous la forme suivante :

Cargos core : Annonce_ref (BL ou Booking) - Voyage_ref (Voyage) - Trader_name (Shipping agent) - Ref_dossier (Forwarder shipping order)

Cargos unstuffing : Ref_dossier (Shipping order unstuffing) - Ref_conteneur (Container) - Voyage_ref (Voyage) - Trader_name (Shipping agent)

  • Les trader shipping agent peuvent créer un transport order en sélectionnant :

    • un booking dont ils sont propriétaires (RBTO0005).
    • un B/L (core ou unstuffing) dont ils sont propriétaires (RBTO0006).

  • Les trader forwarder peuvent créer un transport order en sélectionnant :

    • un booking sur lequel ils sont nommés (RBTO0007).
    • un B/L sur lesquels il y a au moins un cargo où ils sont nommés representative, et qui ont l'indicateur positionné à merchant dans le RO (RBTO0008).
    • un dossier dont ils sont propriétaires (RBTO0009).

La sélection d'un cargo redirige automatiquement vers l'écran détail avec les précisions de création par lot.

:warning: Comme pour la création unitaire, à l’import, si le paramètre _release order mandatory for transport order _est activé pour la communauté alors le transitaire créateur doit avoir été désigné sur le release order pour pouvoir créer le transport order (RBTO0010).

Création par template

Afin de faciliter la saisie des opérateurs pour les transports réguliers, il est possible de créer des modèles (template) de transport order.

Créer un template

Les modèles sont accessibles dans le menu Inland carrier > Template

Pour créer un modèle, il faut cliquer sur le bouton +Template

Au moment de la création, l’utilisateur doit préciser une référence de template (modèle)

Il a aussi le choix entre deux onglets : import ou export.

Les modèles sont différents pour l’import et l’export, détails des informations nécessaires :

  • Informations à compléter communes aux deux sens

  • En-tête

    • Template reference (référence du modèle) * : référence du modèle afin de pouvoir l’identifier, cette référence doit être unique par société (RBTO0011). Elle est modifiable par la suite.
    • 2 onglets : Import et Export
    • un bouton SAVE et un bouton DELETE

  • Blocs traders (tiers)

    • Customer (Client) : ce champ est prérempli avec le trader du user connecté et non modifiable (RBTO0012).
    • Customer Reference (référence client) : référence du créateur, de 1 à 255 caractères alphanumériques.
    • Customer contact (contact) : Contact du créateur du transport order.
    • Customer phone number (téléphone donneur d’ordre) : numéro de téléphone du créateur.
    • Signature : signature du créateur du transport order.
    • Inland carrier (transporteur) : saisie automatique sur les sociétés transporteurs.
    • Inland carrier reference (référence transporteur) : référence du transporteur.
    • Inland contact (contact transporteur) : Nom du contact du trader.
    • Inland carrier phone number (téléphone du transporteur) : numéro de téléphone du contact du transporteur.
    • Mail (courriel) : Mail du contact.
    • Inland carrier fax number (fax du transporteur) : numéro de fax du contact du transporteur.

  • Pour l’import uniquement

  • Bloc delivery (livraison)

    • Name (nom) * : Nom de la société à livrer.
    • Street (rue) : Rue de la société à livrer.
    • Phone number (numéro de téléphone) : Numéro de téléphone.
    • Postcode (code postal) : Code postal.
    • City (ville) : Ville.
    • Country (pays) : Pays.
    • Reference : Référence la livraison.
    • Instructions : Champ commentaire d'instructions à suivre lors de la livraison.

  • Pour l’export uniquement

  • Bloc Empty Pick Up (prise en charge du vide)

    • Name (nom) : nom du lieu de dépôt de vide, la saisie automatique se fait sur les terminaux identifiés comme lieu de vide dans le référentiel.
    • Street (rue) : rue du lieu de prise du vide.
    • Phone number (numéro de téléphone) : numéro de téléphone de contact du lieu de prise du vide.
    • Postcode (code postal) : code postal du lieu de prise du vide.
    • City (ville) : ville du lieu de prise du vide.
    • Country (pays) : pays du lieu de prise du vide.
    • Reference (référence) : référence pour le transporteur.
    • Instructions : champ commentaire d'instructions à suivre lors de la prise du conteneur. Ce champ accepte un maximum de 255 caractères.

  • Bloc Shipper pick up (enlèvement chez le chargeur)

    • Name * : Nom de la société chez qui la marchandise est à enlever.
    • Street : Rue.
    • Phone number : Numéro de téléphone.
    • Postcode : Code postal.
    • City : Ville.
    • Country (pays) : Pays.
    • Date * : Date d’enlèvement souhaitée.
    • Reference : Référence de l’enlèvement.
    • Instructions : Champ commentaire d'instructions à suivre lors de l'enlèvement.

  • Bloc delivery (livraison)

    • Name (nom) : Nom de la société à livrer.
    • Street (rue) : Rue.
    • Phone number (numéro de téléphone) : Numéro de téléphone.
    • Postcode (code postal) : Code postal.
    • City (ville) : Ville.
    • Country (pays) : Pays.
    • Reference : Référence la livraison.
    • Instructions : Champ commentaire d'instructions à suivre lors de la livraison.

Un seul sens peut être affecté à un modèle, au save, c’est le sens de l’onglet actif qui est enregistré (import ou export). Sinon l’utilisateur obtient une erreur :

This template will be saved with “export or import” direction. Do you agree? Yes - No

Ce modèle va être enregistré avec le sens “export ou import” Voulez-vous continuer ? Oui - Non

La création d’un modèle peut également s’effectuer à partir d'un transport order existant grâce au bouton +Save as a template (+Enregistrer comme modèle), le sens du modèle est identique au sens du transport order modèle (RBTO0013). Seuls les transport order ayant le statut VAL ou SENT peuvent servir de modèle (RBTO0014).

Un modèle peut être supprimé sans aucune restriction (pas de statut INV).

Créer un transport order depuis un template

A partir du modèle créé, un bouton d’action + Transport order apparaît.

Ce bouton permet de créer un transport order directement depuis le modèle afin de pré compléter les informations (RBTO0015). L’utilisateur sera redirigé vers la première page de création afin d’indiquer quel cargo est concerné le transport order. La suite est identique à la création manuelle décrite ci-dessus.

Créer un template depuis un transport order

A partir de la saisie d’un transport order, un bouton d’action + Save as a template apparaît.

Ce bouton permet de créer un template directement depuis la saisie d’un transport order afin de conserver la saisie effectuée (RBTO0017).

Actions du transport order

  • Save and send (sauvegarder et envoyer)

Il est possible d'envoyer une notification au trader qui est renseigné dans le champ Carrier via le bouton Save and Send.

Lors de la suppression d'un transport order, une notification est également envoyée.

  • Save (sauvegarder)

Permet de sauvegarder le transport order sans l’envoyer.

  • Download (téléchargement)

Télécharge le transport order au format .pdf en anglais ou en français suivant la langue en cours de l’utilisateur ou sa langue favorite désignée dans le menu MyCi5. Ce fichier peut ensuite être imprimé ou envoyé par email.

  • Save as a template (enregistrer comme modèle)

Comme décrit ci-dessus, ce bouton permet de sauvegarder le transport order en cours comme modèle.

  • Delete (supprimer)

Permet de supprimer le transport order, cette action modifie son statut à INV et la partie Cancellation est obligatoire afin de valider la suppression si le transport order était au statut SEND, sinon elle n’est pas obligatoire (RBTO0016).

Une confirmation est également demandée à l’utilisateur avant de supprimer définitivement le transport order.

Détail du formulaire de la commande de transport

A l’import et à l’export, le formulaire du Transport Order est différent pour s’adapter aux deux sens.

Chaque sens est détaillé dans chapitres dédiés :

Source : https://mgi-team.atlassian.net/wiki/spaces/DOCI5/pages/3240499534