Emplacement : Inland Transport > Transport Order

CHEMIN D'ACCÈS : INLAND TRANSPORTS / TRANSPORT ORDER

EDITION : SHAG, FORW

LECTURE : INCA, SHAG, FORW, ADMIN COM

DERNIERE VERSION CI5 DE MISE A JOUR : 4.82.12

Saisie de la commande de transport import

Exemple de page de commande de transport faite avec un cargo de dégroupage Exemple de page de commande de transport faite avec un conteneur

References (références)

Un transport order est défini par les éléments suivants :

Dans le cas d'une création par cargo, le type de cargo sélectionné détermine le sens du TROR :
- Cargo Reference (référence cargo) * : Cargo concerné par le transport order.
- Ou Transport Order Reference (référence de la demande de transport) * : Référence du transport order.
Dans le cas d'une création par lot :
- Booking or BL reference (booking ou BL référence) * : Référence du bill of lading sur lequel se trouve le cargo.
Purpose (motif) : liste déroulante de choix afin de choisir la raison de la création de la demande de transport. Choix possibles :
- exit (retrait de quai),
- free exit (sortie libre),
- unstuffing (dépotage),
- customs control (contrôle douane),
- other movement (autre motif).
Comment (commentaire) : ce champ en saisie libre, il est obligatoire si other movement est sélectionné afin de préciser le motif (RBTOIMP0001).

D'autres informations sont disponibles pour situer le cargo dans son contexte. Ces éléments sont déduits et non modifiables :

Shipping agent (agent fret) : Agent maritime du manifest du cargo concerné,
Voyage reference (référence voyage) : Référence du call du manifest,
Données du call du manifest portant le cargo concerné par le transport order
- Lien vers le call : lien vers le call du manifest.
- Vessel (navire) : navire du call du manifest.
- Port of call (port d’escale) : Port of call du manifest.
- Area (zone) : Area du call du manifest.
- ETA, ETD, RTA, RTD : Dates précisées sur le call du manifest.
Status (statut) : statut du transport order, il peut être (RBTOIMP0002) :
- PRO : statut au moment de la création
- VAL : dès que le transport order a été sauvegardé (clic sur le bouton save)
- SENT : dès que le transport order a été envoyé à l’inland carrier (grâce au clic sur le bouton save and send)
- INV : dès que le transport order a été invalidé (clic sur le bouton delete et confirmation)
Status date (date du statut) : date du statut en cours.

Cargo

L'onglet Cargo se présente sous la forme d'un tableau.

Dans le cas d'une création par lot, il peut contenir plusieurs cargos, seuls les cargos valides sont affichés.

Reference (référence) : Référence unique du conteneur ou du cargo unstuffing.
Deadlines (échéances) : Si les informations Terminal storage deadline et _Reefer plug in deadline _sont complétées dans le release order alors les dates seront reprises, sinon la colonne sera vide.
B/L reference (référence B/L) : Il s'agit du B/L sur lequel le conteneur ou le cargo unstuffing est annoncé.
Random (référence aléatoire) : Numéro permettant d'identifier le cargo de façon unique dans le transport order. Celui-ci est fixé automatiquement par Ci5 et est unique dans l'application.
Package quantity (quantité de paquets) : Nombre de colis contenu dans le conteneur.
Package Type (conditionnement) : Conditionnement de la marchandise.
Tare (kg) : Poids à vide du conteneur, en kilo.
Gross Weight (poids brut) (kg) : le poids du cargo est calculé de cette manière :
- si cargo n’est pas couvert par un MR gate in : gross weight = net weight annoncé + tare annoncée.
- si cargo couvert par un MR gate in : gross weight = net weight du MR gate in + tare du MR gate in.
- si le TROR est envoyé avant le MR gate in alors le gross weight ne sera pas recalculé avec celui du gate in s’il est différent.

Un clic sur le cargo permet de visualiser ses informations, elles sont non modifiables.

Les cases à cocher, sur le bord droit du tableau, permettent de sélectionner les cargos à partir desquels les transport order seront générés après la sauvegarde, au moins un cargo doit être sélectionné pour créer le transport order. Lors de la sauvegarde, il y a autant de transport order que de cargos sélectionnés (RBTOIMP0003).

Il existe deux actions pour les cargos (RBTOIMP0004) :

l’ajout d’un cargo grâce au bouton +cargo,
il est également possible de dissocier un cargo en cochant la case de la ligne correspondante et en cliquant sur le bouton Dissociation,
S’il n’y a plus qu’un seul cargo, la dissociation n’est plus possible.

Cas particulier des breakbulk

Il est possible de modifier la quantité de colis à annoncer sur le transport order pour les marchandises de type breakbulk (core ou unstuffing) (RBTOIMP0008).

Pour cela, il faut au préalable activer le paramètre de communauté _gate in control for TROR Import on breakbulk _pour permettre de contrôler la présence physique des marchandises.

Ensuite, un chevron supplémentaire qui comporte les champs “Package quantity” et “Weight (kg)”. L’utilisateur doit modifier les informations de ces champs pour faire correspondre à la quantité à transporter. Par défaut, sont préaffichées le solde des quantité et poids de la marchandise.

:warning: Il n’est pas possible d’indiquer une quantité supérieure à ce qui a été réceptionné sur le terminal (RBTOIMP0009). L’utilisateur aura un message d’erreur :

“Unable to save transport order, weight/quantity higher than gate-in.“ / “Impossible de sauvegarder la commande de transport, poids/quantité supérieur au constat”

:warning: Le poids et le nombre de colis sont contrôlés également, si la marchandise fait l’objet de plusieurs TROR et qu’il y a une incohérence, l’utilisateur aura un message d’erreur en cas d’incohérence :

“Incohérence colis/poids” / ”weight/quantity incompatible”

Damages (réserves)

Ici sont reprises les informations du gate-in si celui-ci contient une réserve. Le bouton curseur indiquera s’il existe des réserves ou non.

Traders (tiers)

Customer (client) : Déduit du créateur du transport order, ce champ n’est pas modifiable.
Customer Reference (référence client) * : référence du créateur, de 1 à 255 caractères alphanumériques.
Customer contact (contact) : Contact du créateur du transport order.
Customer phone number (téléphone donneur d’ordre) * : numéro de téléphone du créateur.
Signature * : signature du créateur du transport order.
Inland carrier (transporteur) * : saisie automatique sur les sociétés transporteurs.
Inland carrier reference (référence transporteur) : référence du transporteur.
Inland contact (contact transporteur) * : Nom du contact du trader.
Inland carrier phone number (téléphone du transporteur) * : numéro de téléphone du contact du transporteur.
Mail (courriel) * : Mail de contact du transporteur. Il est possible d’ajouter plusieurs adresses séparées par des virgules, exemple : ”mail1@mail.com,mail2@mail.com”.
Inland carrier fax number (fax du transporteur) : numéro de fax du contact du transporteur.
Un bouton Inland carrier change (changement de transporteur intérieur) apparaît après le statut SEND et s’il n’y a pas déjà eu de modification de changement de transporteur. Le clic sur le bouton ouvre une nouvelle partie Inland carrier à compléter, ces informations remplaceront les informations initiales à la sauvegarde. Le changement est historisé dans un nouveau bloc History (historisation) qui apparaît en dessous et qui contient les informations du transporteur précédent.

Cancellation (annulation)

Ce bloc n'est pas utilisable lors de la création d'un transport order. Il permet si besoin de justifier l'annulation d'un transport order à l'aide du bouton Delete situé en haut de page. Il est obligatoire pour la suppression si le transport order était au statut SEND, sinon elle n’est pas obligatoire (RBTOIMP0005).

Cancellation purpose * : Motif de l'annulation.
Cancellation date * : Date de l'annulation.

Pick-up (enlèvement)

Décrit les instructions d’enlèvement du cargo pour le transporteur.

Name (nom) * : Nom du terminal location, s’il existe un gate-in ce champ sera prérempli et modifiable, s’il n’existe pas alors le terminal location de l’annonce (B/L) sera affiché.
Street (rue) : préremplie si les informations sont déjà connues de Ci5.
Phone number (numéro de téléphone) : prérempli si les informations sont déjà connues de Ci5.
Postcode (code postal) : prérempli si les informations sont déjà connues de Ci5.
City (ville) : préremplie si les informations sont déjà connues de Ci5.
Country (pays) : prérempli si les informations sont déjà connues de Ci5.
Date * : Date de l'enlèvement prévu.
Reference : Référence de l'enlèvement.
Instructions : Champ commentaire d'instructions à suivre lors de l'enlèvement.

:warning: Il est possible de créer plusieurs transport order si le lieu de pick-up est différent sur chaque commande (RBTOIMP00010).

Delivery (livraison)

Décrit les instructions relatives au lieu de livraison de la marchandise.

Name * : Nom de la société à livrer.
Street : Rue.
Phone number : Numéro de téléphone.
Postcode : Code postal.
City : Ville.
Country (pays) : Pays.
Date * : Date de la livraison souhaitée.
Reference : Référence la livraison.
Instructions : Champ commentaire d'instructions à suivre lors de la livraison.

Empty return (retour du vide)

Décrit les informations relatives au retour du conteneur lorsque celui-ci a été vidé. Ce bloc n’est pas obligatoire pour les cargos de type Roro et breakbulk.

Name (nom) : Nom du lieu de retour du conteneur vide, il est prérempli avec les informations du bloc empty return du release order du cargo, sinon le champ est vide et modifiable.
Street (adresse) : Rue du lieu de restitution, il est prérempli avec les informations connues de Ci5, sinon le champ est vide et modifiable.
Phone number (numéro de téléphone) : Numéro de téléphone du lieu de restitution, il est prérempli avec les informations connues de Ci5, sinon le champ est vide et modifiable.
Postcode (code postal) : Code postal du lieu de restitution, il est prérempli avec les informations connues de Ci5, sinon le champ est vide et modifiable.
City (ville) : Ville du lieu de restitution, il est prérempli avec les informations connues de Ci5, sinon le champ est vide et modifiable.
Country (pays) : Pays du lieu de restitution, il est prérempli avec les informations connues de Ci5, sinon le champ est vide et modifiable.
Date * : Date de retour du cargo.
Deadline return (délai de retour) : préremplie avec la deadline du bloc empty return du release order du cargo, sinon le champ est vide.
Reference (référence) : Référence du transport de retour.
Instructions : Champ commentaire d'instructions à suivre lors du retour du cargo.

Download

La commande de transport peut être téléchargée au format CSV ou en PDF, en version anglaise ou française.

Il est possible de télécharger le document soit depuis le menu Transport order directement en cliquant sur le bouton Download / Téléchargement ou bien à partir du dossier transitaire grâce au bouton Download transport order / Télécharger la commande de transport, cela permet de télécharger plusieurs documents en même temps (RBTOIMP0006). Le PDF peut être téléchargé de façon unitaire ou globale.

Pour télécharger la version globale, il faut retourner sur un des cargos du dossier ou BL et cliquer sur Global Download, un fichier PDF avec autant de page que de TROR associés à chacun des cargos de ce même dossier ou B/L est téléchargé. Cela est valable pour les cargos core et unstuffing (RBTOIMP00011).

Le PDF existe en 2 versions : française et anglaise. Il sera téléchargé en français si la langue par défaut dans "My Ci5" est le français sinon il sera téléchargé en anglais.

Exemple pour un conteneur plein à l’import :

Exemple pour un lot de dégroupage :

Dans le cas d’une final release obtenue suite à une autorisation douanière liée à une demande de déplacement, il sera affiché dans le TROR (RBTOIMP0007) :

The final release has been given by a customs authorization purpose: “purpose de la demande de movement”.

L’autorisation de sortie a été donnée par une autorisation douanière au motif : “purpose de la demande de movement”.

Le fichier CSV peut être obtenu pour les cargos core, de manière unitaire ou globale.

Il contient les informations suivantes :

Reference / Référence : référence du transport order
Order By / Fait par : créateur du tror
Purpose / Motif : motif du tror
Inland carrier / Transporteur : transporteur mentionné dans le tror
Status / Statut : statut du tror
Shipping order / Dossier : référence du dossier transitaire s’il existe
Call number / Escale : référence de l’escale
RTA / Date arrivée : RTA du call
Vessel / Navire : vessel du call
Terminal / Terminal : terminal location du vcall
Shipping agent / Agent matirime : agent maritime créateur du BL
Forwarder / Transitaire : transitaire representative du cargo core
BL / BL : référence du BL : référence du BL
Cargo / Cargo : référence du cargo core
Size type / Taille type
Seals / Scellés : scellés du cargo core (si plusieurs, ils sont séparés par une virgule)
Quantity / Quantité ; quantités mentionnées sur le TROR
Gross mass / poids brut : poids mentionné sur le TROR
Empty return date / Date retour du vide : date de retour du conteneur vide

Exemple de fichier :

Le fichier CSV peut être obtenu pour les cargos unstuffing, de manière unitaire ou globale.

Il contient les informations suivantes :

Reference / Référence : référence du transport order

Order By / Fait par : trader créateur du tror

Purpose / Motif :Ne rien renseigner, le champ n’est pas présent pour les UC)

Inland carrier / Transporteur : transporteur mentionné dans le tror

Status / Statut : statut du tror

Shipping order / Dossier : référence du dossier transitaire s’il existe

Call number / Escale : référence de l’escale du cargo core associé

RTA / Date arrivée : RTA du call

Vessel / Navire : vessel du call

Terminal / Terminal : terminal location du call

Shipping agent / Agent matirime : shag créateur du BL du cargo core

Forwarder / Transitaire : transitaire representative du cargo unstuffing

BL / BL : référence du BL du cargo core

Cargo / Cargo : référence du cargo core

Size type / Taille type du cargo core

Seals / Scellés : scellés du cargo core (si plusieurs, les séparer par une virgule)

Unstuffing BL / BL dépotage : référence de l’unsutffing BL

Unstuffing cargo / Lot dépotage : référence de l’unstuffing cargo

Quantity / Quantité ; quantités mentionnées sur le TROR

Package type / Type de colis : de l’unstuffing cargo

Gross mass / poids brut : poids mentionné sur le TROR

Empty return date / Date retour du vide : ne rien renseigner