Emplacement : Add-on Vrac Bulk > Bulk import

CHEMIN D'ACCÈS : CARGO / BULK MANIFEST

EDITION : BVEA, BWHM

LECTURE : BVEA, BWHM, CUSO, CUSI, CUAC, PAIS, ADMIN COM

DERNIERE VERSION CI5 DE MISE A JOUR : 4.80.10

En amont de la création du manifeste de vrac, l’agent de vrac doit compléter le ou les terminaux sur lesquels le navire va opérer afin de les mentionner dans le manifeste (RBBMAN0001).

Pour cela, il faut aller dans le call lié et y ajouter les informations dans la partie terminals.

Création du bulk manifest

La création du bulk manifest n’est faite que manuellement dans le système. C’est à partir du menu Cargo > Bulk Manifest avec le bouton d’action + Manifest.

L’utilisateur est dirigé vers l'écran intermédiaire de saisie où il faut préciser le numéro Precall number en saisie automatique.

Références

Suite à la saisie du precall number, la page du premanifest s’ouvre. La première partie de la page est composée d'éléments permettant de contextualiser le manifeste :

• Precall number (numéro d’escale) : rappel de la référence du precall number lié au manifeste.
• Port of call (port d’escale) : port d’escale du call.
• ETA : date estimée d’arrivée du navire.
• RTA : date réelle d’arrivée du navire.

Et les boutons d’actions :

• Save : sauvegarde, affiché au moment de la création uniquement
• Lodging : bouton présent après la première sauvegarde
• Delete : supprimer
• Download Premanifest : télécharger le prémanifeste

Bill of Lading

Il est composé d’une route où l’agent doit préciser les ports de déchargement ou de transbordement.

Il convient de différencier grâce à la route trois types de Bill of lading :

• Discharge (import) : Les Bill of lading ont un sens import quand la route du B/L comporte un Port of Loading (port de chargement, POL) suivi du Port of Call du Call (RBBMAN0002).
• Transhipment (transbordement) : Les Bill of lading sont considérés en transbordement lorsque la route du B/L comporte un Port of Loading (port de chargement, POL) suivi du Port of Call du Call puis d’un Port of Discharge (Port de déchargement, POD) (RBBMAN0003).
• Transit : Les Bill of lading dont la route ne mentionne pas le Port of Call du Call sont considérés comme en transit (RBBMAN0004).

L'affichage des Bill of lading est trié par ordre de référence ascendante (RBBMAN0005).

La création d’un B/L se fait grâce au bouton + B/L. Le bloc de saisie du nouveau B/L apparaît au-dessus des autres B/L.

Références

• B/L reference (référence B/L) * : référence du B/L, elle doit être unique dans le manifeste, si à la sauvegarde du B/L la référence est déjà présente sur le manifeste, l’utilisateur aura un message d'erreur (RBBMAN0006).
• Customs status et MRN : le statut douanier et son MRN.

• Transport charges (Frais de transport) : lié aux l’add-on ICS2 et PN-TS, cette liste déroulante permet d’identifier les modalités de paiement des frais de transport. La liste des composée des éléments suivants :

  • Select Transport charges (EN) / Sélectionner les frais de transport (FR), valeur par défaut.
  • A - Payment in cash (A - Paiement en espèces).
  • B - Payment by credit card (B - Paiement par carte bancaire).
  • C - Payment by cheque (C - Paiement par chèque).
  • D - Other (e.g. direct debit to cash account) (D - Autre (par exemple, débit direct sur un compte de trésorerie)).
  • H - Electronic funds transfer (H - Transfert électronique de fonds).
  • Y - Account holder with carrier (Y - Titulaire d'un compte auprès du transporteur).
  • Z - Not pre-paid (Z - Non prépayé).

• Onglet Traders : bloc contenant les différents traders intervenant dans le transport de la marchandise du B/L.

  • Representative (Représentant) : en saisie automatique depuis le carnet d’adresses du créateur du bulk manifest.
  • Declarant (Déclarant) : en saisie automatique depuis référentiel des traders pour les sociétés ayant une activité transitaire, chargeur ou transporteur.
  • Carrier (Transporteur) : en saisie automatique depuis le carnet d’adresses du créateur du bulk manifest.
  • Shipper (exportateur) : en saisie automatique à partir du carnet d'adresses du créateur du bulk manifest. Il est l'exportateur de la marchandises (champ obligatoire si l'add-on ICS activé). 

  • Consignee (destinataire) or Notify (personne à notifier) : si l’add-on ICS est activé au moins une de ces deux informations doit être complétée.

    • Consignee : en saisie automatique à partir du carnet d'adresses du créateur du bulk manifest. Il est le destinataire de la marchandise.
    • Notify : en saisie automatique à partir du carnet d'adresses du créateur du bulk manifest. Société ou personne mentionnée sur le Bill of lading, devant être prévenue de l’arrivée au port de déchargement des marchandises.

  • Buyer (Acheteur) : en saisie automatique depuis le carnet d’adresses du créateur du bulk manifest.

  • Seller (Vendeur) : en saisie automatique depuis le carnet d’adresses du créateur du bulk manifest.
  • More options : contient le détail des traders mentionnés ci-dessus.

• Representative, tous les champs sont remontés du carnet d’adresses et non modifiables :

  • “Name” (EN) / “Nom“ (FR)
  • “Identification number” (EN) / “Numéro d’identification“ (FR)
  • “Status” (EN) / “Statut” (FR) : contient une liste déroulante de choix : “Direct” / “Indirect”
  • “Street ” (EN) / “Rue” (FR)
  • “Street additional line” (EN) / “Ligne de rue additionnelle” (FR)
  • “Number” (EN) / “Numéro” (FR)
  • “P.O. box” (EN) / “Boîte postale” (FR)
  • “Sub-division” (EN) / “Subdivision” (FR)
  • “Country” (EN) / “Pays” (FR)
  • “Postcode” (EN) / “Code postal” (FR)
  • “City” (EN) / “Ville” (FR)
  • “Telephone number or e-mail address” (EN) / “Numéro de téléphone ou adresse e-mail” (FR)
  • “Type“

• Declarant, tous les champs sont remontés du référentiel trader et non modifiables :

  • “Name” (EN) / “Nom“ (FR)
  • “Identification number” (EN) / “Numéro d’identification“ (FR)
  • “Street ” (EN) / “Rue” (FR)
  • “Street additional line” (EN) / “Ligne de rue additionnelle” (FR)
  • “Number” (EN) / “Numéro” (FR)
  • “P.O. box” (EN) / “Boîte postale” (FR)
  • “Sub-division” (EN) / “Subdivision” (FR)
  • “Country” (EN) / “Pays” (FR)
  • “Postcode” (EN) / “Code postal” (FR)
  • “City” (EN) / “Ville” (FR)
  • “Telephone number or e-mail address” (EN) / “Numéro de téléphone ou adresse e-mail” (FR)
  • “Type“

• Carrier, tous les champs sont remontés du carnet d’adresses et non modifiables :

  • “Name” (EN) / “Nom“ (FR)
  • “Identification number” (EN) / “Numéro d’identification“ (FR)
  • “Street ” (EN) / “Rue” (FR)
  • “Street additional line” (EN) / “Ligne de rue additionnelle” (FR)
  • “Number” (EN) / “Numéro” (FR)
  • “P.O. box” (EN) / “Boîte postale” (FR)
  • “Sub-division” (EN) / “Subdivision” (FR)
  • “Country” (EN) / “Pays” (FR)
  • “Postcode” (EN) / “Code postal” (FR)
  • “City” (EN) / “Ville” (FR)
  • “Telephone number or e-mail address” (EN) / “Numéro de téléphone ou adresse e-mail” (FR)
  • “Type“

• Shipper, tous les champs sont remontés du carnet d’adresses et non modifiables :

  • “Name” (EN) / “Nom“ (FR)
  • “Identification number” (EN) / “Numéro d’identification“ (FR)
  • “Type of person” (EN) / “Type de personne” (FR)
  • “Street ” (EN) / “Rue” (FR)
  • “Street additional line” (EN) / “Ligne de rue additionnelle” (FR)
  • “Number” (EN) / “Numéro” (FR)
  • “P.O. box” (EN) / “Boîte postale” (FR)
  • “Sub-division” (EN) / “Subdivision” (FR)
  • “Country” (EN) / “Pays” (FR)
  • “Postcode” (EN) / “Code postal” (FR)
  • “City” (EN) / “Ville” (FR)
  • “Telephone number or e-mail address” (EN) / “Numéro de téléphone ou adresse e-mail” (FR)
  • “Type“

• Consignee, tous les champs sont remontés du carnet d’adresses et non modifiables :

  • “Name” (EN) / “Nom“ (FR)
  • “Identification number” (EN) / “Numéro d’identification“ (FR)
  • “Type of person” (EN) / “Type de personne” (FR)
  • “Street ” (EN) / “Rue” (FR)
  • “Street additional line” (EN) / “Ligne de rue additionnelle” (FR)
  • “Number” (EN) / “Numéro” (FR)
  • “P.O. box” (EN) / “Boîte postale” (FR)
  • “Sub-division” (EN) / “Subdivision” (FR)
  • “Country” (EN) / “Pays” (FR)
  • “Postcode” (EN) / “Code postal” (FR)
  • “City” (EN) / “Ville” (FR)
  • “Telephone number or e-mail address” (EN) / “Numéro de téléphone ou adresse e-mail” (FR)
  • “Type“

• Notify, tous les champs sont remontés du carnet d’adresses et non modifiables :

  • “Name” (EN) / “Nom“ (FR)
  • “Identification number” (EN) / “Numéro d’identification“ (FR)
  • “Type of person” (EN) / “Type de personne” (FR)
  • “Street ” (EN) / “Rue” (FR)
  • “Street additional line” (EN) / “Ligne de rue additionnelle” (FR)
  • “Number” (EN) / “Numéro” (FR)
  • “P.O. box” (EN) / “Boîte postale” (FR)
  • “Sub-division” (EN) / “Subdivision” (FR)
  • “Country” (EN) / “Pays” (FR)
  • “Postcode” (EN) / “Code postal” (FR)
  • “City” (EN) / “Ville” (FR)
  • “Telephone number or e-mail address” (EN) / “Numéro de téléphone ou adresse e-mail” (FR)
  • “Type“

• Buyer, tous les champs sont remontés du carnet d’adresses et non modifiables :

  • “Name” (EN) / “Nom“ (FR)
  • “Identification number” (EN) / “Numéro d’identification“ (FR)
  • “Type of person” (EN) / “Type de personne” (FR)
  • “Street ” (EN) / “Rue” (FR)
  • “Street additional line” (EN) / “Ligne de rue additionnelle” (FR)
  • “Number” (EN) / “Numéro” (FR)
  • “P.O. box” (EN) / “Boîte postale” (FR)
  • “Sub-division” (EN) / “Subdivision” (FR)
  • “Country” (EN) / “Pays” (FR)
  • “Postcode” (EN) / “Code postal” (FR)
  • “City” (EN) / “Ville” (FR)
  • “Telephone number or e-mail address” (EN) / “Numéro de téléphone ou adresse e-mail” (FR)
  • “Type“

• Seller, tous les champs sont remontés du carnet d’adresses et non modifiables :

  • “Name” (EN) / “Nom“ (FR)
  • “Identification number” (EN) / “Numéro d’identification“ (FR)
  • “Type of person” (EN) / “Type de personne” (FR)
  • “Street ” (EN) / “Rue” (FR)
  • “Street additional line” (EN) / “Ligne de rue additionnelle” (FR)
  • “Number” (EN) / “Numéro” (FR)
  • “P.O. box” (EN) / “Boîte postale” (FR)
  • “Sub-division” (EN) / “Subdivision” (FR)
  • “Country” (EN) / “Pays” (FR)
  • “Postcode” (EN) / “Code postal” (FR)
  • “City” (EN) / “Ville” (FR)
  • “Telephone number or e-mail address” (EN) / “Numéro de téléphone ou adresse e-mail” (FR)
  • “Type“

Cargo

Il est divisé en trois parties, les références :

• Reference (Référence)* : Référence du lot vrac, il doit être unique dans le manifeste (RBBMAN0007).
• Weight / Volume (Poids / Volume)* : Poids ou volume du lot vrac.
• Unit (Unité)* : Liste déroulante de choix : kg, L, m3.
• Package (Conditionnement)* : Type de bulk (solide, liquide...) en saisie automatique depuis le référentiel des Package type.
• HS Code (Nomenclature) : Nomenclature douanière des marchandises.
• Description* : Description du lot.
• Item number (Numéro d'item) : Numéro d'item, champ présent si l’add-on ICS est activé.
• MRN : MRN. Si l’add-on ICS2 est activé, le champ est facultatif peu importe le customs status.
• Customs status : Liste déroulante de choix pour les statuts douaniers, champ présent si l’add-on ICS est activé.

Le bloc Dangerous : permet d’ajouter les informations relatives à la marchandise dangereuse si nécessaire.

• Class * : classe de dangereux.
• UN number * : numéro ONU.
• Dangerous weight or volume * : poids ou volume de la marchandise dangereuse.
• Unit * : unité de poids, liste déroulante de choix : kg, tonne, L, m3.
• Marine pollutant : case à cocher pour indiquer s’il s’agit de polluant marin.

La partie Terminal Location :

• Terminal Location * : lieu R/L, le champ est automatiquement complété par le terminal du call s’il n’y en a qu’un seul, dans le cas contraire il faudra choisir le terminal dans la liste proposée en saisie automatique. Il ne peut y avoir qu'un seul terminal location par cargo (RBBMAN0008).
• Terminal Manager : gestionnaire du lieu de R/L ci-dessus, il est automatiquement complété grâce au référentiel operations.

Les boutons d’actions Delete cargo et + Cargo permettent respectivement de supprimer ou d’ajouter un cargo sur un B/L.

Une fois le cargo créé, les informations du cargo sont affichées sous forme de colonnes :

• Reference : la référence du cargo.
• Bulk type : le type de vrac.
• Weight or volume : le poids ou volume de la marchandise.
• Unit : l’unité.

Il y a autant de lignes que de cargo créé.

Workflow

Le manifeste évolue tout au long de la vie du cargo, il passe par plusieurs états :

• Une phase de déclaration des marchandises (Pre-Manifest).
• Une phase d'ajustement par rapport aux poids réellement déchargés (Differences).
• Un état final (Final Manifest).

Grâce à des automatismes, certaines étapes s’effectuent automatiquement.

Pre-Manifeste

Le prémanifeste sert à la déclaration de Bill Of Lading et de Cargos.

Lodging (autorisation)

L'action de Lodging / Autorisation peut être effectuée dès que le manifeste possède un Bill Of Lading et un cargo valide (RBBMANWKF0001). Des règles supplémentaires sont présentes quand l'add-on ICS (1) est activé.

L'agent va lodger le manifeste avant l'arrivée du navire, les délais douaniers dépendent des trafics et des ports.

Si le manifest n’est pas lodgé au moment de la saisie de la RTA sur le call alors le manifest est automatiquement lodgé (RBBMANWKF0009).

Si l’add-on ICS est activé et que le premier point d'entrée est hors UE, la DSDT (344FR) est envoyée à ICS.

Final manifest

Le final manifest est la vue finale ce qui a été réellement déchargé.

Le manifeste passe automatiquement au statut Final s’il a été lodged par le bulk vessel agent avant l’arrivée du navire et si la RTA a été ajoutée au call lié au manifest (RBBMANWKF0002).

Les cargos sont organisés par terminal location. Chaque bulk warehouse manager peut gérer les B/L qui le concernent si le terminal location dont il est le manager y est désigné.

Si la RTA est enlevée du call et qu'aucune action n'a été réalisée sur le final manifest, alors il sera supprimé (RBBMANWKF0003).

Reopen du final manifest

Le bulk warehouse manager (BWHM) uniquement a la possibilité de réouvrir (reopen) le final manifest lorsqu’il est désigné sur le B/L par son terminal location (RBBMANWKF0004).

Après la réouverture du final manifest et l'ajout, la modification ou la suppression d'un B/L ou d'un cargo de Bulk, l'état des différences et le final manifest sont mis à jour comme suit :

• Création d'un BL/Cargo :

  • Final manifest :

    • si le terminal location existe déjà, alors le B/L ou le cargo est ajouté sur le terminal location grâce au clic sur les boutons +BL ou +cargo (RBBMANWKF0005).
    • si le terminal location n'existe pas, il est possible d’ajouter une nouvelle ligne avec le bouton +Terminal Location, puis d’y ajouter un BL/cargo.

  • Etat des différences :

    • La création d’un nouveau B/L apparait dans l'état des différences dans le bloc Differences > + Add-on B/L

• Modification d'un BL/Cargo :

  • Final manifest :

    • Après réouverture du final manifest, le bulk warehouse manager peut modifier toutes les informations du cargo créées en amont dans le pre-manifest par l’agent sauf le terminal location (RBBMANWKF0006).

  • Etat des différences :

    • Ces modifications apparaissent dans le bloc Update de l'état des différences.

• Suppression d'un BL/Cargo :

  • Final manifest :

    • Il est possible de supprimer la ligne cargo ou un B/L (RBBMANWKF0007).

    • Action réalisable par le bouton Delete.

      • Au clic sur delete au moins une ligne doit être sélectionnée, sinon l’utilisateur aura un message d’alerte : "Sélectionner au moins un terminal location", "Please select at least one terminal location".
      • Au clic sur le delete, le terminal location ne doit plus avoir aucun B/L ou cargo attaché, sinon l’utilisateur aura un message d’alerte : "Supprimer tous les B/L avant de supprimer le terminal location".

  • Etat des différences :

    • Ces modifications apparaissent dans le bloc Delete de l'état des différences.

:warning: Une fois le final manifest généré, il n'est plus possible de dislodger le pre-manifest (RBBMANWKF0008).

A la fin des modifications, le bulk warehouse manager doit cliquer sur Close manifest pour que le manifeste soit bien finalisé.

Etat des différences

A la création du final manifest, l'état des différences se complète par terminal location. Il y figure :

• les différences (en +, en- et sur les quantités/conditionnement) entre le pre-manifest et le final manifest.
• les corrections apportées après chaque reopen de final manifest, cela permet d’historiser les modifications effectuées.
• S’il n’y a pas de différences, les blocs sont vides.

Download

Le bulk manifest peut être téléchargé au format PDF à partir du moment où il est publié (RBBMAN0009). Plusieurs impressions sont disponibles suivant le statut du manifest : le premanifest et le final manifest. Les informations sont les mêmes, l'en-tête du document changera : PRE_MANIFEST (pour le premanifest) et FINAL_MANIFEST (pour le final manifest). Ces impressions contiennent les informations suivantes :

• En en-tête un encadré qui présente le contexte du bulk manifest :

  • Precall : correspond au Precall number,
  • Call : correspond au call number,
  • Vessel : Vessel du call,
  • ETA : ETA du call,
  • Area : Libellé du port of call
  • Printed : Date et heure d'impression,
  • By : User connecté
  • Trader : Société du user,
  • Business : Activité du trader imprimant,
  • Shipping agent : Agent du navire

Ceci est commun à toutes les pages.

Ensuite l’impression du bulk manifest comporte sur une page récapitulative :

• Un package summary : résumé des marchandises par famille d’unités, la quantité et le poids ou volume associé.
• Un port summary : par port de chargement avec le descriptif des cargos par port (unité, quantité, poids net ou volume).

Enfin, les pages suivantes présentent un récapitulatif par port de chargement, et une ligne par terminal location, avec le descriptif des cargos par terminal location (référence, id, le type, l'unité, le poids net et la description de la marchandise).

Exemple de pdf du premanifest :

Page 1 Page 2 Exemple de pdf du final manifest

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Source : https://mgi-team.atlassian.net/wiki/spaces/DOCI5/pages/3240500415