Emplacement : Add-on Dégroupage Unstuffing

CHEMIN D'ACCÈS : CARGO / RELEASE ORDER

EDITION : SHAG, FORW

LECTURE : SHAG, FORW

DERNIERE VERSION CI5 DE MISE A JOUR : 4.66.6

Création d'un Release Order unitaire

Il est possible de créer un release order (bon à délivrer) unitaire de deux manières différentes :

• Soit d'une seule marchandise en sélectionnant un cargo présent sur un des Bill of Ladings créé par le transitaire ou l’agent maritime dans la liste de dépotage (RBDGRPRO0001).
• Soit d'un ensemble de marchandises en sélectionnant un Bill of Lading appartenant à une liste de dépotage (RBDGRPRO0002). Lors de la sauvegarde, autant de bon à délivrer que de cargos présents sur ce Bill of Lading seront créés et toutes les données des traders (RBDGRPRO0003). Dans ce dernier cas, le trader pourra choisir les cargos concernés à l'aide de cases à cocher : au niveau du B/L (elle permet de sélectionner/désélectionner l'ensemble des cargos du B/L) (RBDGRPRO0004).

L’accès à la création et à la consultation est identique au release order créé sur une marchandise core (RBDGRPRO0005).

Sur le premier écran intermédiaire de création, il est possible de saisir des références liées à des marchandises dépotées (référence du lot ou du B/L).

Après avoir choisi une des propositions de la saisie automatique, le créateur est redirigé vers l'écran de saisie principal.

Détail des éléments du Release Order

Références

Un bon à délivrer est défini par les éléments suivants :

• Breakbulk reference (référence conteneur) * : référence l’unstuffing cargo pour lequel le releaser order est fait (RBDGRPRO0006).

D'autres informations sont disponibles pour identifier le cargo. Ces éléments ne sont pas modifiables :

• B/L Reference : Référence du Bill of Lading sur lequel se trouve le cargo.
• Creator organization (créateur) : société créatrice du releaser order.
• Voyage reference : Référence du voyage du manifeste navire.
• Vessel : navire du Call du manifeste principal.
• Port of call : Port of Call du manifeste navire.
• Area : Area du Call du manifeste navire.
• ETA, ETD, RTA, RTD : Dates précisées sur le Call du manifeste navire.

Cargo unstuffing

Cette partie affiche le cargo de dégroupage concerné par le release order.

Il peut y en avoir plusieurs en cas de création par référence B/L. Dans ce cas-là il faut cocher la case des marchandises concernées avant de sauvegarder.

Random (référence aléatoire) : Numéro permettant d'identifier le cargo de façon unique dans le bon à délivrer. Celui-ci est fixé automatiquement par Ci5 est unique dans l'application (RBDGRPRO0007).

Traders

Le bon à délivrer permet de saisir l'ensemble des acteurs agissant sur le transport du cargo.

Representative (représentant) * : Permet de préciser quel est le transitaire en charge de la marchandise, en saisie automatique sur les transitaires connus de Ci5 et qui sont de la même communauté que l'utilisateur connecté. Ce champ est non modifiable lorsqu'un transfert est associé au cargo ou lorsqu'il est déclaré en douane.

Last representative (dernier représentant) : Champ en saisie automatique sur les transitaires qui sont de la même communauté que l'utilisateur connecté. Ce champ est présent après la première sauvegarde. Il permet au transitaire nommé en premier de céder le bon à délivrer à un autre transitaire (RBDGRPRO0008).

• Si le champ Last Representative est vide, seul le Forwarder nommé dans le champ Representative peut le renseigner (RBDGRPRO0009).
• Si le champ Last Representative est renseigné, seul le Forwarder nommé dans ce champ peut le modifier (RBDGRPRO0010).
• Il est possible de vider le champ.
• Les changements sont historisés dans la partie "History / Historique"(RBDGRPRO0011).

• Droits pour le release order (RBDGRPRO0012) :

  • si le champ Last Representative est vide, c’est le Forwarder nommé en Representative qui a les droits de modification.
  • si le champ Last Representative est renseigné, c’est le Forwarder nommé à cet endroit qui a la possibilité d'effectuer des modifications.

• A chaque changement de Representative et de Last Representative :

  • Ci5 crée un nouveau numéro aléatoire (random) (RBDGRPRO0013).
  • Une notification externe bon à délivrer avec le Last Representative dans la balise Representative et le nouveau numéro aléatoire est émise aux sociétés abonnées (Forwarder Last Representative, manutentionnaire ou transporteur) (RBDGRPRO0014).

Representative Shipping Order (Dossier transitaire) : La référence du Shipping Order du transitaire, en saisie libre.

Duplicate Below (dupliquer) : Cocher cette option permet de dupliquer le trader Representative dans les champs Bill-to party et Customs agent, et le champ Representative Shipping Order dans les champs Bill-to party Shipping Order et Customs Agent Shipping Order.

Bill-to party (Tiers à facturer) : Champ pour la tierce partie facturable, en saisie automatique sur le carnet d'adresses du trader connecté (RBDGRPRO0015).

Bill-to party shipping order (référence du tiers à facturer) : La référence du dossier du tiers à facturer, en saisie libre.

Customs agent (déclarant en douane) : Champ référence du déclarant en douane, en saisie automatique sur les sociétés possédant l'activité customs agent et qui sont de la même communauté que l'utilisateur connecté. Ce champ est non modifiable lorsqu'une déclaration en douane est associée au cargo.  

Customs agent shipping order (référence du déclarant en douane) : Champ référence de dossier de l'agent chargé de la déclaration, en saisie texte libre.

Inland carrier (transporteur) : Indique le transporteur Inland qui va s'occuper du transport de la marchandise. Ce champ est en saisie automatique sur les sociétés ayant l'activité Inland carrier et qui sont de la même communauté que l'utilisateur connecté. Les traders transitaires nommés comme Representative ou Last Representative dans le bon à délivrer peuvent modifier ce champ (RBDGRPRO0016).

Carrier reference (référence du transporteur) : La référence du transporteur, en saisie libre. Les traders transitaires nommés comme Representative ou Last Representative dans le bon à délivrer peuvent modifier ce champ (RBDGRPRO0017).

Merchant / Carrier : Permet de préciser si le post-acheminement de la marchandise est géré par le transitaire (position Merchant) ou par l'agent maritime (position Carrier). Si Carrier est sélectionné, seul l’agent créateur du bon à délivrer pourra consulter l’information et l’obtenir sur l’impression. En revanche, si le bon à délivrer est en merchant, seul le transitaire désigné comme representative peut avoir l’information à la fois dans l’impression, dans le dossier et dans le tracking.

Comment (commentaire) : Champ commentaire en saisie libre. Les traders transitaires nommés comme Representative dans le bon à délivrer peuvent modifier ce champ (RBDGRPRO0018).

History

L’historique des modifications effectuées sur le release order est listé dans cette partie. La ligne la plus récente sera affichée en premier dans la liste.

Impression

Il est possible de télécharger un pdf contenant les infos d'un release order unstuffing en cliquant sur le bouton correspondant en haut à droite de la page.

Le PDF existe en 2 versions : française et anglaise. Il sera téléchargé en français si la langue par défaut dans "My Ci5" est le français sinon il sera téléchargé en anglais.

Seuls les créateurs du release order sur unstuffing cargo ou representative désigné du release order sur unstuffing cargo peuvent télécharger ce document (RBDGRPRO0019).

Exemple de release order en anglais

De plus, il est possible, lorsque le release order est valide, de cliquer sur le bouton + Transport order afin d'être redirigé directement sur la page de création d'un transport order pour le cargo qui se trouve dans le release order actuel (RBDGRPRO0020).

Ecran de recherche des release order avec cargos de dépotage

Le menu pour l’accès au release order est le même qu’il s’agisse d’un cargo unstuffing ou non.

Création d'un Release Order par lot

Accessible par le bouton Mass release order (Bon à délivrer par lot) dans le menu Release order, ce menu donne accès à plusieurs actions réalisable sur plusieurs bons à délivrer en même temps (RBDGRPRO0021).

Ce menu est accessible pour les agents maritimes et les transitaires. Elle permet de créer des bons à délivrer sur plusieurs cargos en même temps, qu’ils soient du dépotage normal ou du coload.

La recherche s’effectue sur les références suivantes :

• Par référence d’escale (Precall number / call number),
• Par référence voyage,
• Par référence transitaire (forwarder),
• Par port d’origine,
• Par référence B/L.
• Par référence de liste de dépotage : la saisie automatique affiche les références des listes de dépotage dont l’utilisateur connecté est le créateur ou est désigné en tant que representative sur au moins un des lots de dépotage (ou coload) de la liste (RBDGRPRO0022).

Après avoir lancé sa recherche, l’agent doit cocher la case en bout de ligne des cargos concernés et cliquer sur + Release order pour la création (RBDGRPRO0023).

Au clic sur le bouton + Release order un bloc s’ouvre afin de pouvoir saisir les données du release order, il est identique à celui de la saisie unitaire.

Le cargo ne doit pas déjà avoir un release order pour pouvoir valider la création (RBDGRPRO0024). Sinon l’utilisateur aura un message d’erreur.

Release order cannot be created / Le bon à délivrer n’a pas pu être créé

Exemple de page de création de bon à délivrer par lot

Suppression de Release Order par lot

Suppression via la recherche des Release order

Lorsqu'on utilise le champ de recherche Bill of Lading Reference et qu'on clique sur un bon à délivrer, on accède à l'écran du bon à délivrer qui affiche tous les cargos (RBDGRPRO0025) :

• valides du même BL,
• qui possèdent un bon à délivrer valide.

Pour supprimer les bons à délivrer d'un ou plusieurs cargos, il faut les sélectionner avec les cases à cocher puis cliquer sur le bouton Supprimer.

Suppression via le menu Mass release order

Par ce menu Mass release order (Bon à délivrer par lot) il est aussi possible de supprimer plusieurs bons à délivrer en une seule fois (RBDGRPRO0026).

Après avoir lancé la recherche, l’agent doit sélectionner les bons à délivrer à supprimer et cliquer sur le bouton Delete (Supprimer), après avoir cliqué sur ce bouton une fenêtre de confirmation s’ouvre :

Fenêtre de confirmation Are you sure you want to delete these release order?

• Yes → invalide les release order des cargos sélectionnés
• No → retour sur l'écran de sélection

Si un cargo sélectionné n’a pas de bon à délivrer (ou un bon à délivrer invalidé), l’action n’aura pas d’impact (RBDGRPRO0027).

Source : https://mgi-team.atlassian.net/wiki/spaces/DOCI5/pages/3240505410