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DERNIERE VERSION CI5 DE MISE A JOUR : 5.0.11

Le carnet d'adresses permet de rechercher ou d'ajouter une organisation selon plusieurs critères. Cet écran est accessible par la liste déroulante d'options en haut à droite de l'application (voir copie d'écran ci-dessous).

Le carnet d'adresses est utile pour la saisie de certains champs des DSM, des release order, des booking, des B/L, des déclarations en douane, des déclarations de dangereux Simax et MDK, des tiers des B/L et release order des cargos bulk, du VGM, de la demande de pesée, de la fumigation, des stuffing MR gate-in, stock de groupage, des unstuffing B/L et _unstuffing release order _(RBADRBK0001).

Par défaut, 50 résultats sont affichés et un scrolling automatique permet d’afficher plus de résultats au fur et à mesure du défilement (RBADRBK0002).

Barre de recherche

La barre de recherche permet de rechercher une organisation selon les critères suivants :

• Company name (Nom de l'entreprise)
• Street (Rue)
• Zip code (Code postal)
• City (Ville)
• Contact : nom du contact de la société.
• Public (publique) : visibilité du contact (publique ou non). Seules les sociétés ayant comme activité manutentionnaire peuvent mettre leur contact en publique (RBADRBK0010).
• Owner (propriétaire) : affiche le code du trader créateur de la ligne contact. Les lignes publiques des manutentionnaires sont affichés dans les carnet d’adresses afin de pouvoir compléter le champ Bill-to party du release order plus facilement (RBADRBK0003).

Filtres des colonnes

Les colonnes Company name, Contact et Owner peuvent être filtrées sur leur contenu et par ordre alphabétique (RBADRBK0004).

La colonne Public peut être filtrée en utilisant une liste de possibilités :

• All : Afficher toutes les lignes publiques et privées.
• Yes : afficher uniquement les lignes publiques.
• No : afficher uniquement les lignes non publiques.

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L'en-tête du menu affiche un compteur du nombre de lignes existantes.

Exemple de page du menu Address book

Ajout d'un contact

L'ajout d'un contact se fait en cliquant sur le lien "Contact" en haut à droite du tableau des contacts. Le formulaire à remplir contient les champs suivants (voir copie d'écran ci-dessous).

A l’import, au moment de l’intégration d’un B/L avec le shipper/consignee ou notify renseigné, les informations vont venir créer une nouvelle ligne dans le carnet d’adresses si la société n’est pas encore connue de Ci5 ou du carnet d’adresses de l’agent maritime.

• Public contact (Contact publique) : case à cocher permettant de choisir la visibilité du contact.
• Company name (Nom de l'entreprise) * : nom du trader.
• Contact : adresse e-mail du contact.

• Type of person (Type de personne) : liste déroulante de choix composée de :

  • 1 - Natural person (EN) / 1 - Personne physique (FR)
  • 2 - Legal person (EN) / 2 - Personne morale (FR)
  • 3 - Association of persons (EN) / 3 - Association de personnes (FR)

• SIRET : numéro de SIRET du contact. Cette information doit être unique dans le carnet d’adresses (RBADRBK0005).

• VAT number (Code TVA) : code TVA du contact. Cette information doit être unique dans le carnet d’adresses (RBADRBK0006).
• EORI : numéro EORI (Economic Operator Registration and Identification).
• Street (Rue) : adresse du contact.
• Street additional line (Ligne de rue additionnelle) : information complémentaire sur l’adresse.
• Number (Numéro) : numéro de la rue.
• P.O. box (Boîte postale)
• Sub-division (Subdivision)
• Zip code (Code postal)
• Country (Pays)
• City (Ville)

• Communication :

  • Champ Telephone number or e-mail address (Numéro de téléphone ou adresse e-mail)

  • Type : liste déroulante de choix composée de :

    • EM - Electronic mail (EM - Courrier électronique)
    • TE - Telephone (TE - Téléphone)

  • Il est possible d’ajouter plusieurs lignes de communication.

Mise à jour du carnet d’adresses par EDI

A l’intégration d’un manifeste d’un agent maritime, Ci5 vérifie si les tiers du message existent avec le même numéro de SIRET. Si oui, les données sont remplacées par celle du message.

Il en est de même si l'identification number ou le couple company name et address (sans EORI, ni SIRET) existent déjà, ils sont remplacés par les nouvelles informations (RBADRBK0008).

Suppression d'un contact

La suppression d'un ou plusieurs contact se fait en cochant les lignes puis en cliquant sur l’action Delete (Supprimer) en haut à droite du tableau des contacts (RBADRBK0007).

Il n’est pas possible de supprimer une ligne de contact s’il est utilisé dans un B/L core ou bulk B/L (RBADRBK0009).

Download

La liste des contacts peut être téléchargée au format .csv par le bouton Download (téléchargement).

Exemple de fichier :

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Source : https://mgi-team.atlassian.net/wiki/spaces/DOCI5/pages/3240509708