Emplacement : Formalités douanières

DERNIERE VERSION Ci5 DE MISE A JOUR : 4.82.12

Ce chapitre détaille les échanges entre Ci5 et le système douanier ICS2.

Activation de l'add-on ICS2

L'add-on ICS2 est activé par un administrateur système pour une communauté (RBICS20001). Lorsque l'add-on est activé, si l'option activated for all traders est sélectionnée, cette activation concerne l'ensemble des traders de la communauté portuaire. Sinon, l'administrateur communauté a la possibilité d'activer auprès de chaque trader de l'application (RBICS20002).

Impact de l’activation de l’add-on sur le manifeste core

Champ Customs status (statut douanier) et MRN/Previous document : ces champs sont facultatifs, la création du MRN se fait après la réception de la notification IE3R01. Le champ MRN devient non modifiable à la réception de ce message. En revanche, si l’ENS est invalidée, après la réception de la confirmation de l’invalidation (IE3R07), le champ est de nouveau éditable (RBICS20003).

Affichage du champ Supplementary declarant (Déclarant additionnel) : en saisie automatique depuis le référentiel traders pour les traders ayant l’activité transitaire, chargeur ou transporteur uniquement (RBICS20004). La désignation d’un trader lui ouvre les droits de création d’un HouseB/L list sur ce B/L (RBICS20005). Il est notifié par une notification interne Supplementary declarant identification (Désignation en déclarant supplémentaire) s’il est abonné.

Déclarant ICS2

Manifeste core

L’agent maritime a la possibilité de déléguer la création de l’ENS d’un de ses B/L à une tierce partie. Pour cela il doit désigner la société dans le champ Déclarant. Ce champ dans le B/L pointe vers le référentiel des traders (RBICS20006). Les sociétés ayant une activité transitaire, chargeur ou transporteur peuvent être désignées dans ce champ par l’agent maritime créateur du B/L (RBICS20007).

Au moment de la désignation d’un trader dans ce champ, il recevra une notification interne Désignation en déclarant ICS2 pour l’informer de cette mention et accéder au B/L concerné, s’il est abonné (RBICS20008).

Le déclarant désigné peut modifier les champs suivants du B/L (RBICS20009) :

Customs status dans le bloc Références.
Buyer, Seller, Supplementary declarant dans le bloc Traders.
Good items, Seal et Dangerous dans le cargo.
Customs documents dans le BL.

Les modifications peuvent être effectuées par IHM ou par EDI.

De plus, les champs suivants ne sont plus éditables par l’agent (RBICS20010) : Buyer, Seller, Supplementary declarant, Customs status, Goods item, Seal, Dangerous et Customs documents.

Lorsque le déclarant ICS2 accède au manifeste il aura uniquement les données qui le concerne affichées, notamment pour les totaux des cargos dans l’en-tête du manifeste ainsi que le compteur des B/L (RBICS20011).

Il est possible de compléter ce champ uniquement après la création du B/L.

Si le champ déclarant du manifeste est complété alors les champs Buyer, Seller et Supplementary declarant sont cachés pour l’agent maritime (RBICS20012). Ainsi que ceux dans le chevron des détails.

Manifeste vrac

Les sociétés ayant une activité transitaire, chargeur ou transporteur peuvent être désignées dans ce champ par l’agent maritime de vrac créateur du B/L (RBICS20007).

Le déclarant désigné peut modifier les champs suivants du B/L (RBICS20009) :

Customs status dans le bloc Références.
Buyer, Seller dans le bloc Traders.
Le cargo vrac et le chevron dangerous.

Création automatique du call et du voyage

Si l’add-on ICS2 ou PNTS est activé et que le paramètre communauté Call created by Harbour office system est désactivé, alors à la réception d’un message manifest avec l’ensemble des données obligatoires, le call et le voyage sont créés automatiquement (RBICS20013).

Au préalable il faut avoir créé un service avec le port of call et le navire indiqué dans le message (RBICS20014).

Création du call automatiquement

Il est nécessaire d’avoir les informations suivantes dans le message manifest :

Référence du precall number,
Référence du voyage,
Carrier du call, il est reprit du premier B/L du manifest
- Cette information n’est pas modifiable dans le call (RBICS20015).
- Uniquement les traders ayant l’activité line peut être désigné en tant que carrier (RBICS20016).
Port of call du call,
Customs office of first entry,
- S’il n’est pas renseigné dans le message, il est déduit du customs office renseigné dans le référentiel Places > customs office (RBICS20017). S’il n’y a pas de code dans le référentiel Ci5 alors ce champ reste vide (RBICS20018).
ETA, il est également possible d’ajouter les autres dates de ETD, RTA, RTD avec des mises à jour du manifest.
- Il n’est plus possible de modifier le call s’il a une RTA (RBICS20019).
IMO du navire.
- Il n’est pas possible de modifier le navire du call par EDI (RBICS20020).

Il n’est plus possible de mettre à jour le call s’il existe un ENS valide sur un des BL du manifest (RBICS20021).

Gestion du voyage automatiquement

Si la référence voyage n’existe pas déjà, elle s’associe au call créé dans le service ayant le même navire, le même port of call dans la route et créé par la même société que celle créatrice du manifest (RBICS20022).

Création des ENS

La création des ENS s’effectue grâce au bouton d’action Send ENS dans la vue ICS2. Il existe une vue pour chaque type de manifeste et houseBL list, voir Suivis des échanges avec ICS2. Les ENS sont créées par B/L.

Les échanges avec ICS2 nécessitent un minimum d’informations pour pouvoir envoyer les demandes de création d’ENS. Ci-dessous la liste des champs obligatoires par fonctions de Ci5.

Il existe plusieurs messages pour la création des ENS :

La notification IE3F10 est envoyée pour l’agent maritime s’il existe uniquement un B/L compagnie. Ce type d’ENS est considéré comme single filing (dépôt unique).
La notification IE3F11 est envoyée pour l’agent maritime s’il existe un B/L compagnie (master) et un HouseB/L list créé par le même agent que le créateur du B/L. Ce type d’ENS est considéré comme single filing (dépôt unique).
Pour la notification IE3F12, elle est envoyée pour l’agent maritime s’il existe un B/L compagnie (master) et un déclarant additionnel ou un déclarant additionnel (hors Ci5) désigné sur ce B/L. Ce type d’ENS est considéré comme multiple filing (dépôt multiple).
Pour la notification IE3F50, elle est envoyée pour l’agent maritime si le champ supplementary declarant du BL est vide, qu’il existe un HouseB/L list créé par le même agent que le créateur du B/L et que le type des cargos du BL sont des RORO avec la case accompanied trailer cochée.
Pour la notification IE3F14, elle est envoyée pour le créateur du HouseB/L list s’il existe un déclarant additionnel désigné sur le HouseB/L. Ce type d’ENS est considéré comme multiple filing (dépôt multiple).
Pour la notification IE3F15, elle est envoyée pour le créateur du HouseB/L list s’il n’y a pas de déclarant additionnel désigné sur le HouseB/L. Ce type d’ENS est considéré comme multiple filing (dépôt multiple).
Pour la notification IE3F16, elle est envoyée pour le déclarant additionnel désigné sur le HouseB/L. Ce type d’ENS est considéré comme multiple filing (dépôt multiple).

Les messages IE3F10, IEF11 et IE3F50 sont envoyés seuls.

Les messages IE3F12 et IE3F15 peuvent être envoyés ensemble.

Les messages IE3F12, IE3F14 et IE3F16 peuvent être envoyés ensemble.

Pour les messages envoyés ensemble, le système ICS2 fera l’association des deux messages grâce aux références B/L et EORI des déclarants et déclarants additionnels.

Ces champs sont identiques pour les notifications de demande d’amendement (IE3Axx).

Champs obligatoires dans le call

Vessel
ETA
First EU customs office

Champs à remplir dans le carnet d’adresses

Pour les tiers Shipper, Consignee, Buyer et Seller, les champs suivant doivent complétés dans le carnet d’adresses :

Company name (Nom de l'entreprise),
Type of person (Type de personne),
City (Ville),
Country (Pays),
Zip code (Code postal),
Pour l’adresse :
- soit Number et Street sont obligatoires,
- Soit P.O. Box.

Pour le Notify, il faut, en plus de la liste ci-dessus, ajouter un numéro de téléphone (au format : +33912345678) ou adresse email.

Champs obligatoires dans le manifest et bulk manifest

Pour les notifications IE3F10, IE3F11 et IE3F50 :

Compléter l’onglet Date previous ports avec l’ETD ou la RTD du port de chargement du B/L.
Route du B/L :
- Port of loading
- Port of discharge
Références :
- B/L reference
- Sélectionner un type de Transport charges
- Ces traders sont obligatoires :
  - Champ Carrier (Transporteur) : ce champ est prérempli avec le carrier du service lié au manifest et non modifiable. Ces champs doivent être complétés dans la fiche du trader :
    - Company name (Nom de l'entreprise),
    - Identification number (Numéro d’identification) : numéro EORI,
    - City (Ville),
    - Country (Pays),
    - Zip code (Code postal),
    - Pour l’adresse :
      - soit Number et Street sont obligatoires,
      - Soit P.O. Box.
  - Champ Shipper (Chargeur) avec un contact connu du carnet d’adresses, ces champs doivent être complétés :
    - Company name (Nom de l'entreprise),
    - Type of person (Type de personne),
    - City (Ville),
    - Country (Pays),
    - Zip code (Code postal),
    - Pour l’adresse :
      - soit Number et Street sont obligatoires,
      - Soit P.O. Box.
  - Champ Consignee (Destinataire) avec un contact connu du carnet d’adresses, ces champs doivent être complétés :
    - Company name (Nom de l'entreprise),
    - Type of person (Type de personne),
    - City (Ville),
    - Country (Pays),
    - Zip code (Code postal),
    - Pour l’adresse :
      - soit Number et Street sont obligatoires,
      - Soit P.O. Box.
  - Champ Declarant à compléter avec un trader connu du Ci5 uniquement si le déclarant est différent du trader connecté créateur du B/L, par défaut c’est ce dernier qui est envoyé dans l’ENS. Ces champs doivent être complétés dans la fiche du trader :
    - Name (nom),
    - EORI,
    - City (Ville),
    - Country (Pays),
    - Zip code (Code postal),
    - Email ou Phone number du bloc contact detail des paramètres administrateur organisation.
  - (Sauf pour le IE3F11 et IE3F50) Champ Buyer (Acheteur) avec un contact connu du carnet d’adresses, ces champs doivent être complétés :
    - Company name (Nom de l'entreprise),
    - Type of person (Type de personne),
    - City (Ville),
    - Country (Pays),
    - Zip code (Code postal),
    - Pour l’adresse :
      - soit Number et Street sont obligatoires,
      - Soit P.O. Box.
  - (Sauf pour le IE3F11 et IE3F50) Champ Seller (Vendeur) avec un contact connu du carnet d’adresses, ces champs doivent être complétés :
    - Company name (Nom de l'entreprise),
    - Type of person (Type de personne),
    - City (Ville),
    - Country (Pays),
    - Zip code (Code postal),
    - Pour l’adresse :
      - soit Number et Street sont obligatoires,
      - Soit P.O. Box.
Bloc cargo :
- Référence cargo
- Si le cargo est de type conteneur alors il faut les informations suivantes :
  - Le conditionnement,
  - Si le conteneur est empty, il faut cocher la case correspondante, sinon il sera annoncé comme plein.
  - Si le conteneur est Shipped owned, il faut cocher la case correspondante, sinon il sera annoncé comme conteneur compagnie.
  - Le seal si existant, la liste de tous les scellés est envoyée s’il y en a plusieurs.
- (Pour le F50) Si le cargo est de type RORO alors il faut les informations suivantes :
  - Le conditionnement,
  - Case Accompanied trailer cochée.
  - Si le conteneur est empty, il faut cocher la case correspondante, sinon il sera annoncé comme plein.
  - Si le conteneur est Shipped owned, il faut cocher la case correspondante, sinon il sera annoncé comme conteneur compagnie.
  - Le seal si existant, la liste de tous les scellés est envoyée s’il y en a plusieurs.
  - Chevron Passive border means identification complété.
- Dans le cas où la marchandise n'est pas de type vrac, les champs des good items suivants sont requis :
  - Quantity,
  - Package type,
  - Commodity code,
  - Goods description,
  - Gross weight,
  - Goods item number : ce champ est automatiquement complété à l’envoi de l’ENS.
- Si le cargo est dangereux, le numéro ONU est envoyé.

Pour la notification IE3F12 :

Compléter l’onglet Date previous ports avec l’ETD ou la RTD du port de chargement du B/L.
Route du B/L :
- Port of loading
- Port of discharge
Références :
- B/L reference
- Sélectionner un type de Transport charges
- Ces traders sont obligatoires :
  - Champ Carrier (Transporteur) : ce champ est prérempli avec le carrier du service lié au manifest et non modifiable. Ces champs doivent être complétés dans la fiche du trader :
    - Company name (Nom de l'entreprise),
    - Identification number (Numéro d’identification) : numéro EORI,
    - City (Ville),
    - Country (Pays),
    - Zip code (Code postal),
    - Pour l’adresse :
      - soit Number et Street sont obligatoires,
      - Soit P.O. Box.
  - Champ Shipper (Chargeur) avec un contact connu du carnet d’adresses, ces champs doivent être complétés :
    - Company name (Nom de l'entreprise),
    - Type of person (Type de personne),
    - City (Ville),
    - Country (Pays),
    - Zip code (Code postal),
    - Pour l’adresse :
      - soit Number et Street sont obligatoires,
      - Soit P.O. Box.
  - Champ Consignee (Destinataire) avec un contact connu du carnet d’adresses, ces champs doivent être complétés :
    - Company name (Nom de l'entreprise),
    - Type of person (Type de personne),
    - City (Ville),
    - Country (Pays),
    - Zip code (Code postal),
    - Pour l’adresse :
      - soit Number et Street sont obligatoires,
      - Soit P.O. Box.
  - Champ Declarant à compléter avec un trader connu du Ci5 uniquement si le déclarant est différent du trader connecté créateur du B/L, par défaut c’est ce dernier qui est envoyé dans l’ENS. Ces champs doivent être complétés dans la fiche du trader :
    - Name (nom),
    - EORI Number,
    - City (Ville),
    - Country (Pays),
    - Zip code (Code postal),
    - Pour l’adresse :
      - soit Number et Street sont obligatoires,
      - Soit P.O. Box.
    - Email ou Phone number du bloc contact detail des paramètres administrateur organisation.
  - Deux possibilités pour le Supplementary declarant :
    - Supplementary declarant (Déclarant additionnel) à compléter avec un trader connu du Ci5 si un déclarant additionnel doit créer des HouseBL list.
    - Si le déclarant n’est pas connu de Ci5 alors compléter le champ Supplementary declarant (not Ci5) du BL.
Bloc cargo :
- Référence cargo
- Si le cargo est de type conteneur alors il faut les informations suivantes :
  - Le conditionnement,
  - Si le conteneur est empty, il faut cocher la case correspondante, sinon il sera annoncé comme plein.
  - Si le conteneur est Shipped owned, il faut cocher la case correspondante, sinon il sera annoncé comme conteneur compagnie.
  - Le seal si existant, la liste de tous les scellés est envoyée s’il y en a plusieurs.
- Dans le cas où la marchandise n'est pas de type vrac, les champs des good items suivants sont requis :
  - Quantity,
  - Package type,
  - Commodity code,
  - Goods description,
  - Gross weight,
  - Goods item number : ce champ est automatiquement complété à l’envoi de la notification.
- Si le cargo est dangereux, le numéro ONU est envoyé.

Champs obligatoires dans le HouseB/L list

Pour la notification IE3F14 :

Références du HouseB/L :
- House B/L Reference (Référence House B/L).
- Sélectionner un type de Transport charges.
- Champ Carrier (Transporteur) :
  - pour les houseBL list rattachées à un B/L master ce champ est prérempli avec le carrier du service lié au manifest et non modifiable.
  - pour les houseBL list indépendantes, non liées à un B/L master, ce champ est en saisie automatique depuis le référentiel des traders pour les sociétés ayant une activité Shipping line.
  - Ce champ doit être complété dans la fiche du trader : EORI number (Numéro EORI)
- Champ Consignee (Destinataire) avec un contact connu du carnet d’adresses, ces champs doivent être complétés :
  - Company name (Nom de l'entreprise),
  - Type of person (Type de personne),
  - City (Ville),
  - Country (Pays),
  - Zip code (Code postal),
  - Pour l’adresse :
    - soit Number et Street sont obligatoires,
    - Soit P.O. Box.
- Champ Shipper (Chargeur) avec un contact connu du carnet d’adresses, ces champs doivent être complétés :
  - Company name (Nom de l'entreprise),
  - Type of person (Type de personne),
  - City (Ville),
  - Country (Pays),
  - Zip code (Code postal),
  - Pour l’adresse :
    - soit Number et Street sont obligatoires,
    - Soit P.O. Box.
Chevron breakbulk :
- Reference (Référence),
- Quantity (Quantité),
- Gross weight (kg) (Poids brut (kg)),
- Commodity code (Nomenclature),
- Description,
- External reference (Référence externe),
- Goods item number (Numéro d’article) : ce champ est automatiquement complété à l’envoi de l’ENS.
Dangerous : si le cargo est dangereux, le numéro ONU est envoyé.
Bloc Measurement (Mesures) :
- Quantity (Quantité),
- Code,
- Shipping marks (Marques d’expédition).
Bloc cargo
- Sélectionner un cargo lié, les informations saisies dans le manifeste compagnie seront envoyées.

Pour les notifications IE3F11, IE3F15 et IE3F50 :

Références du HouseB/L :
- House B/L Reference (Référence House B/L).
- Sélectionner un type de Transport charges.
- Champ Carrier (Transporteur) :
  - pour les houseBL list rattachées à un B/L master ce champ est prérempli avec le carrier du service lié au manifest et non modifiable.
  - pour les houseBL list indépendantes, non liées à un B/L master, ce champ est en saisie automatique depuis le référentiel des traders pour les sociétés ayant une activité Shipping line.
  - Ce champ doit être complété dans la fiche du trader : EORI number (Numéro EORI)
- Champ Consignee (Destinataire) avec un contact connu du carnet d’adresses, ces champs doivent être complétés :
  - Company name (Nom de l'entreprise),
  - Type of person (Type de personne),
  - City (Ville),
  - Country (Pays),
  - Zip code (Code postal),
  - Pour l’adresse :
    - soit Number et Street sont obligatoires,
    - Soit P.O. Box.
- Champ Shipper (Chargeur) avec un contact connu du carnet d’adresses, ces champs doivent être complétés :
  - Company name (Nom de l'entreprise),
  - Type of person (Type de personne),
  - City (Ville),
  - Country (Pays),
  - Zip code (Code postal),
  - Pour l’adresse :
    - soit Number et Street sont obligatoires,
    - Soit P.O. Box.
- Champ Buyer (Acheteur) avec un contact connu du carnet d’adresses, ces champs doivent être complétés :
  - Company name (Nom de l'entreprise),
  - Type of person (Type de personne),
  - City (Ville),
  - Country (Pays),
  - Zip code (Code postal),
  - Pour l’adresse :
    - soit Number et Street sont obligatoires,
    - Soit P.O. Box.
- Champ Seller (Vendeur) avec un contact connu du carnet d’adresses, ces champs doivent être complétés :
  - Company name (Nom de l'entreprise),
  - Type of person (Type de personne),
  - City (Ville),
  - Country (Pays),
  - Zip code (Code postal),
  - Pour l’adresse :
    - soit Number et Street sont obligatoires,
    - Soit P.O. Box.
Chevron breakbulk :
- Reference (Référence),
- Quantity (Quantité),
- Gross weight (kg) (Poids brut (kg)),
- Commodity code (Nomenclature),
- Description,
- External reference (Référence externe),
- Goods item number (Numéro d’article) : ce champ est automatiquement complété à l’envoi de l’ENS.
Dangerous : si le cargo est dangereux, le numéro ONU est envoyé.
Bloc Measurement (Mesures) :
- Quantity (Quantité),
- Code,
- Shipping marks (Marques d’expédition).
Bloc cargo
- Sélectionner un cargo lié, les informations saisies dans le manifeste compagnie seront envoyées.

Pour la notification IE3F16 :

Références du HouseB/L :
- House B/L Reference (Référence House B/L).
- Champ Carrier (Transporteur) :
  - pour les houseBL list rattachées à un B/L master ce champ est prérempli avec le carrier du service lié au manifest et non modifiable.
  - pour les houseBL list indépendantes, non liées à un B/L master, ce champ est en saisie automatique depuis le référentiel des traders pour les sociétés ayant une activité Shipping line.
  - Ce champ doit être complété dans la fiche du trader : EORI number (Numéro EORI)
- Champ Buyer (Acheteur) avec un contact connu du carnet d’adresses, ces champs doivent être complétés :
  - Company name (Nom de l'entreprise),
  - Type of person (Type de personne),
  - City (Ville),
  - Country (Pays),
  - Zip code (Code postal),
  - Pour l’adresse :
    - soit Number et Street sont obligatoires,
    - Soit P.O. Box.
- Champ Seller (Vendeur) avec un contact connu du carnet d’adresses, ces champs doivent être complétés :
  - Company name (Nom de l'entreprise),
  - Type of person (Type de personne),
  - City (Ville),
  - Country (Pays),
  - Zip code (Code postal),
  - Pour l’adresse :
    - soit Number et Street sont obligatoires,
    - Soit P.O. Box.

Suivis des échanges avec ICS2

Le suivi des échanges de messages avec le système douanier ICS2 est visible dans la vue ICS2 des menus manifest, bulk manifest, House BL list et House BL list indépendante. Des chapitres dédiés détaillent ces pages :

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Source : https://mgi-team.atlassian.net/wiki/spaces/DOCI5/pages/3709763609

Import Control System 2 (ICS2)